Hilfecenter & Dokumentation

Mit dem Modul Wettkämpfe schreibst du einen Wettkampf deines Vereins aus: Du legst Kategorien, Rollen, Preise und Zusatzangaben fest und veröffentlichst eine eigene Anmeldeseite, über die sich andere Vereine anmelden. Dieser Artikel beschreibt die Einrichtung mit allen Optionen. Wie du die eingehenden Anmeldungen bearbeitest und die Startgelder verrechnest, steht in Wettkampf-Anmeldungen verwalten und Startgelder verrechnen.

Übersicht

Ein Wettkampf durchläuft drei Zustände: Entwurf, solange du ihn einrichtest, Veröffentlicht, sobald die Anmeldeseite erreichbar ist, und Geschlossen, wenn keine neuen Anmeldungen mehr möglich sind. Die Einrichtung führt dich in sechs Schritten durch Grunddaten, Kategorien, Zusatzangaben, Organisationsteam, Fakturierung und Zusammenfassung. Jeden Schritt kannst du später wieder öffnen und ändern, auch wenn der Wettkampf schon veröffentlicht ist.

Modul aktivieren und Berechtigungen

Du aktivierst das Modul unter Einstellungen → Organisation → Module mit der Karte Wettkämpfe. Danach steht es im Menü unter Aktivitäten → Wettkämpfe mit zwei Einträgen:

• Wettkämpfe verwalten sehen Personen mit der Berechtigung Wettkämpfe und Personen, die du im Organisationsteam eines Wettkampfs als Verwalter einträgst.
• Meine Wettkämpfe zeigt jeder Person die Wettkämpfe, für die sie selbst Anmeldungen erfasst hat.

Mit der Berechtigung Wettkämpfe erstellst, kopierst und löschst du Wettkämpfe und legst fest, wer einen Wettkampf verwalten darf. Wer nur einen einzelnen Wettkampf verwaltet, bearbeitet diesen Wettkampf und seine Anmeldungen, sieht aber weder die Fakturierung noch die anderen Wettkämpfe. Rechnungen erstellen und senden kann nur, wer zusätzlich die Berechtigung für Rechnungen hat.

Wettkampf erstellen

1. Öffne Aktivitäten → Wettkämpfe → Wettkämpfe verwalten und klicke auf Wettkampf erstellen.
2. Wähle eine Vorlage. Sie füllt Rollen, Kategorien und Zusatzangaben vor, alles lässt sich danach anpassen.
3. Erfasse Name, Saison, Beginn, Ende, Anmeldung ab und Anmeldung bis, jeweils mit Datum und Uhrzeit.
4. Klicke auf Erstellen. Du landest direkt im Schritt Kategorien.

Zur Auswahl stehen diese Vorlagen:

• Leere Vorlage: die Rollen Leitung und Teilnehmende, noch keine Kategorie und eine freiwillige Zusatzangabe für einen Speakertext zum Verein.
• Aerobic-Wettkampf: fünf Kategorien für Teams, Paare und Kleingruppen mit Startgeld, Aufstellung und den Zusatzangaben Speakertext, Gruppenfoto, Musik und Wettkampffläche.
• Geräteturnen und Kunstturnen: die üblichen Leistungskategorien, getrennt nach Geschlecht, mit einem Startgeld von CHF 50 pro Kategorie.
• Turnervorstellung: die Kategorie Showbeitrag ohne Startgeld, in der ein Verein mehrere Nummern anmelden kann, mit Leitung und Turnenden sowie den Zusatzangaben Titel der Nummer, Thema und Idee, Musiktitel, Musik, Drehbuch, Texte für die Moderation, Ablauf vor und nach dem Auftritt, Geräte und Material, Gruppenfoto und Sonstige Ideen.

Das Ende muss nach dem Beginn liegen und Anmeldung bis nach Anmeldung ab. Die Webadresse der Anmeldeseite entsteht automatisch aus dem Namen.

Grunddaten

Neben Name, Saison und den vier Daten erfasst du hier den Ort und eine Beschreibung, die oben auf der Anmeldeseite erscheint. Unter Erweitert findest du:

• Änderungen bis: Bis zu diesem Zeitpunkt passen die Vereine ihre Anmeldung selbst an. Leer gilt Anmeldung bis.
• Webadresse: der hintere Teil der Adresse der Anmeldeseite. Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, und jede Adresse gibt es nur einmal.
• Logo: ein Bild bis 5 MB für den Kopf der Anmeldeseite.
• Teilnahmebedingungen: ein Dokument, das jeder Verein vor dem Abschicken bestätigen muss. Zur Auswahl stehen die aktiven Dokumente unter Kontakte → Verwalten → AGB & Einverständnisse.

In der Karte Erinnerungen per E-Mail legst du unter Erweitert fest, wie viele Tage vorher die Kontaktpersonen bestätigter Anmeldungen eine Erinnerung mit ihrer Anmeldung bekommen: Erinnerung Tage vor Beginn (Standard 7) und Erinnerung Tage vor Änderungsfrist (Standard 3). Mit 0 ist die jeweilige Erinnerung ausgeschaltet. Jede Erinnerung geht pro Anmeldung nur einmal raus.

In der Karte Unterlagen lädst du Ausschreibung, Zeitplan oder Lageplan hoch, als PDF, Word, Excel, PNG oder JPEG bis 10 MB. Die Dateien stehen sofort auf der Anmeldeseite zum Herunterladen bereit.

Rollen

Rollen beschreiben, welche Personen ein Verein bei der Anmeldung angibt, zum Beispiel Teilnehmende, Leitung oder Betreuung. Klicke im Schritt Kategorien in der Karte Rollen auf Rolle hinzufügen und erfasse:

• Rolle: der Name, wie ihn die Vereine sehen.
• Zählt als Teilnehmende: Nur zählende Rollen fliessen ins Startgeld pro Person und in die Höchstzahl Teilnehmende ein. Leitende und Betreuende werden erfasst, zählen aber nicht. Wer leitet und selbst startet, wird zusätzlich in einer zählenden Rolle erfasst.

Eine Rolle, die schon in Anmeldungen vorkommt, lässt sich nicht mehr löschen. Entfernst du eine Rolle, verschwindet sie aus allen Kategorien.

Kategorien

Für jede Kategorie gibt ein Verein eine eigene Anmeldung ab. Klicke auf Kategorie hinzufügen und erfasse Name der Kategorie und Startgeld pro Anmeldung. Im Abschnitt Aufstellung steht eine Karte pro Rolle:

• Mit dem Schalter legst du fest, ob die Rolle in dieser Kategorie vorkommt.
• Mindestens und Höchstens bestimmen, wie viele Personen pro Rolle gemeldet werden. Sind beide gleich, verlangt die Anmeldung genau diese Zahl.
• Unter Angaben pro Person wählst du, was pro Person erfasst wird: Vor- und Nachname, Jahrgang, Geschlecht, E-Mail, Telefon und Lizenznummer. Ohne Vor- und Nachname gibt der Verein für diese Rolle nur eine Anzahl an.

Unter Erweitert stehen die weiteren Optionen der Kategorie:

• Betrag pro Person: wird zum Startgeld addiert, pro Person einer zählenden Rolle.
• Zuschlag: ein fester Betrag pro Anmeldung mit eigener Bezeichnung Zuschlag, zum Beispiel für eine Musikgebühr. Er steht als eigene Position auf der Rechnung.
• Limiten: Max. Anmeldungen und Max. Teilnehmende für diese Kategorie. Leer heisst unbegrenzt.
• Jahrgänge: von und bis. Personen mit Jahrgang ausserhalb dieses Bereichs kann der Verein nicht melden.
• Geschlecht: lässt nur ein Geschlecht zu. Leer lassen, wenn alle starten dürfen.
• Beschreibung: erscheint auf der Anmeldeseite unter der Kategorie.
• Anmeldung möglich: Ausgeschaltet ist die Kategorie auf der Anmeldeseite nicht mehr wählbar. So nimmst du eine Kategorie aus dem Angebot, die schon Anmeldungen hat und sich deshalb nicht löschen lässt.
• Mehrere Anmeldungen pro Verein: erlaubt einem Verein, in dieser Kategorie mehrere Gruppen oder Teams anzumelden. Ausgeschaltet gehören alle Personen eines Vereins in eine Anmeldung.

Die Reihenfolge von Kategorien und Rollen änderst du per Drag-and-drop, sie gilt auch auf der Anmeldeseite. Sind die Rechnungen versendet, lassen sich die Preise nicht mehr ändern.

Bestätigung und Höchstzahlen für den ganzen Wettkampf

In der Karte Anmeldungen im Schritt Kategorien gilt:

• Anmeldungen bestätigen: Eingeschaltet bleibt jede neue Anmeldung im Status Eingegangen, bis du sie bestätigst. Ausgeschaltet ist eine Anmeldung, die Platz hat, sofort bestätigt.
• Unter Erweitert setzt du Max. Anmeldungen und Max. Teilnehmende über alle Kategorien zusammen.

Eine Anmeldung muss in jede gesetzte Höchstzahl passen, die der Kategorie und die des Wettkampfs. Gezählt werden nur bestätigte Anmeldungen und nur Personen zählender Rollen. Passt sie nicht, kommt sie als Ganzes auf die Warteliste. Der Verein sieht auf der Anmeldeseite, wie viele Plätze noch frei sind.

Zusatzangaben

Mit Zusatzangaben fragst du pro Anmeldung etwas zusätzlich ab. Klicke auf Zusatzangabe hinzufügen und erfasse:

• Bezeichnung: die Frage, zum Beispiel Musik.
• Art: Text, Langer Text, Zahl, Ja oder Nein, Auswahl oder Datei.
• Bei einer Auswahl die Auswahlwerte, aus denen der Verein genau einen wählt.
• Bei einer Datei die erlaubten Dateiformate, gruppiert in Bilder, Audio und Dokumente. Eine Datei darf höchstens 20 MB gross sein.
• Pflichtangabe: Ohne Antwort lässt sich die Anmeldung nicht abschicken.
• Unter Erweitert: Nur für Kategorie, wenn die Frage nur in einer Kategorie gestellt wird, und ein Hinweis, der beim Ausfüllen als Info neben der Frage erscheint.

Eine Zusatzangabe, die schon beantwortet wurde, lässt sich nicht mehr löschen, ebenso ein Auswahlwert, der schon gewählt wurde. Hochgeladene Dateien sehen nur der Verein selbst und das Organisationsteam.

Organisationsteam

Im Schritt Organisationsteam erfasst du mit Person hinzufügen die Mitglieder, die den Wettkampf organisieren:

• Mitglied: Name, E-Mail und Telefon kommen aus den Stammdaten.
• Funktion: zum Beispiel OK-Präsidium. Du wählst eine bestehende Funktion oder erfasst mit Neue Funktion erfassen eine weitere.
• Kontaktperson: erscheint auf der Anmeldeseite. Dazu gehören eine E-Mail-Adresse, die du gegenüber den Stammdaten ändern kannst, und freiwillig eine Telefonnummer, die öffentlich sichtbar ist.
• Bei neuen Anmeldungen informieren: Die Person bekommt eine E-Mail bei jeder neuen, geänderten oder zurückgezogenen Anmeldung.
• Darf den Wettkampf verwalten: Die Person verwaltet diesen Wettkampf und seine Anmeldungen, auch ohne weitere Berechtigungen im Verein. Diese Option legen nur Personen mit der Berechtigung Wettkämpfe fest.

Antworten der Vereine auf die automatischen E-Mails gehen an die erste Kontaktperson in der Liste. Mit dem Schalter Meldungen an Personen versenden unter der Liste schaltest du die Meldungen über neue Anmeldungen für alle Personen gemeinsam ein oder aus.

Fakturierung

Willst du Startgeld verrechnen, schalte im Schritt Fakturierung Aktiv ein. Danach erscheinen:

• Buchungsperiode: die Periode, in die die Startgelder gebucht werden. Ohne sie lässt sich der Wettkampf nicht veröffentlichen.
• Ertragskonto: das Konto für die Startgelder. Ohne Auswahl gilt das Ertragskonto aus den Vereinseinstellungen.
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Rechnungen.
• MWST, falls dein Verein mehrwertsteuerpflichtig ist.
• Zahlungserinnerungen: automatisch nach Ablauf der Frist, manuell auf Knopfdruck oder deaktiviert.

Ist die Fakturierung aktiv, müssen die Vereine bei der Anmeldung die Adresse der Kontaktperson angeben, weil sie auf der Rechnung steht.

Zusammenfassung und Veröffentlichen

Der letzte Schritt zeigt alle Angaben pro Schritt, mit dem Stift springst du direkt zurück. Darüber steht die Karte Bereit zum Veröffentlichen? mit einer Checkliste:

• Name und Daten, bei einem kopierten Wettkampf erst nach der Prüfung der Daten,
• Mindestens eine Kategorie, und jede Kategorie mit mindestens einer Rolle,
• Kontaktperson mit E-Mail,
• Buchungsperiode für die Rechnungen, wenn die Fakturierung aktiv ist.

Mit Ergänzen springst du zum offenen Punkt. Ist alles erledigt, klickst du auf Veröffentlichen. Die Anmeldeseite ist danach öffentlich erreichbar, Anmeldungen nimmt sie aber erst ab Anmeldung ab entgegen. Bis dahin zeigt die Karte Die Anmeldung öffnet am …, danach Die Anmeldung ist offen.

Die Karte zeigt die Adresse der Anmeldeseite mit Link kopieren und QR-Code herunterladen als Bild für die Ausschreibung. Mit Anmeldeseite öffnen siehst du die Seite so, wie sie die Vereine sehen.

Anmeldung schliessen und wieder öffnen

Bei Anmeldung bis schliesst der Wettkampf automatisch und nimmt keine neuen Anmeldungen mehr an. Früher schliessen kannst du über das Menü der Veröffentlichungskarte mit Anmeldung schliessen. Mit Anmeldung wieder öffnen können sich Vereine bis Anmeldung bis wieder anmelden. Liegt dieses Datum schon in der Vergangenheit, verlängere es zuerst in den Grunddaten, sonst schliesst die Anmeldung gleich wieder.

Liste der Wettkämpfe

Unter Wettkämpfe verwalten siehst du alle Wettkämpfe mit Status, Saison, Datum und Ort. Die Spalte Anmeldungen zeigt, wie viele bestätigt, zu prüfen und auf der Warteliste sind. Zwei Hinweise helfen dir, nichts zu vergessen:

• Daten prüfen steht bei einem kopierten Wettkampf, dessen Daten noch nicht bestätigt sind.
• Rechnungen offen steht bei einem geschlossenen Wettkampf mit aktiver Fakturierung, für den noch keine Rechnungen erstellt sind.

Im Filter wählst du Saison, Status, Anmeldung offen, Anmeldungen zu prüfen und Fakturierung aktiv. Die Suche durchsucht Name und Ort.

Wettkampf kopieren

Für die nächste Austragung kopierst du einen Wettkampf in der Liste mit Kopieren. Du gibst Name und Saison an, die Kopie startet als Entwurf und ist ein Jahr später angesetzt, die Jahrgänge der Kategorien ebenfalls um ein Jahr verschoben. Übernommen werden die ganze Einrichtung mit Rollen, Kategorien, Zusatzangaben, Organisationsteam, Verwaltern, Unterlagen, Logo, Teilnahmebedingungen und den Einstellungen der Fakturierung. Buchungsperiode, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum wählst du neu, Anmeldungen und Rechnungen werden nicht kopiert. Bevor du die Kopie veröffentlichst, prüfst und bestätigst du die verschobenen Daten.

Wettkampf löschen

Mit Löschen in der Liste entfernst du einen Wettkampf mit allen Anmeldungen und hochgeladenen Dateien. Sobald Rechnungen erstellt sind, lässt sich ein Wettkampf nicht mehr löschen.

Das Vereinsfeld Wettkampf

Mit dem ersten Wettkampf legt DigitalMembers das Vereinsfeld Wettkampf an, jeder Wettkampf ist ein Wert davon. Die Funktionen im Organisationsteam sind die Rollen dieses Feldes. Die Kontaktpersonen der anmeldenden Vereine werden dem Wert ihres Wettkampfs zugeordnet, und wer einen Wettkampf verwaltet, sieht ihre Kontaktdaten.