Sobald die Anmeldeseite deines Wettkampfs offen ist, laufen die Anmeldungen anderer Vereine im Wettkampf zusammen. Hier bestätigst du Anmeldungen, führst die Warteliste, erfasst telefonische Anmeldungen, exportierst alle Angaben und verrechnest die Startgelder. Wie du den Wettkampf einrichtest, steht in Wettkampf ausschreiben und Anmeldeseite einrichten.
Übersicht
Öffne Aktivitäten → Wettkämpfe → Wettkämpfe verwalten und wähle einen Wettkampf. Der Kopf zeigt Status, Datum, Anmeldeschluss und wie viele Anmeldungen zu prüfen und auf der Warteliste sind. Mit Bearbeiten öffnest du die Einrichtung, mit Anmeldeseite öffnen die öffentliche Seite. Darunter liegen die Tabs Übersicht, Anmeldungen und, bei aktiver Fakturierung, Rechnungen.
Status einer Anmeldung
- Eingegangen: Die Anmeldung wartet auf deine Bestätigung. Diesen Status gibt es nur, wenn Anmeldungen bestätigen eingeschaltet ist.
- Bestätigt: Die Anmeldung hat einen Platz und bekommt eine Rechnung.
- Warteliste: Die Anmeldung passt nicht mehr in eine Höchstzahl. Die Liste zeigt die Position, gezählt über den ganzen Wettkampf in der Reihenfolge des Eingangs.
- Abgelehnt: Du hast die Anmeldung abgelehnt.
- Zurückgezogen: Der Verein oder du hast die Anmeldung zurückgezogen.
Liste der Anmeldungen
Der Tab Anmeldungen zeigt pro Anmeldung Nr., Verein, Kategorie, Kontaktperson, Personen, Betrag und Status. Unter Personen zählen nur zählende Rollen. Mit den Chips Eingegangen, Bestätigt und Warteliste filterst du nach Status, im Filter zusätzlich nach Kategorie. Die Suche findet Vereine, Kontaktpersonen und gemeldete Personen.
Anmeldungen bestätigen, ablehnen und zurückziehen
Eine Anmeldung bestätigst du direkt in der Liste mit dem Häkchen oder in der Anmeldung mit Bestätigen. Im Menü der Anmeldung stehen zusätzlich Ablehnen, Auf Warteliste setzen und Zurückziehen. Die Kontaktperson des Vereins bekommt bei jedem Wechsel eine E-Mail, beim Zurückziehen zusätzlich das Organisationsteam.
- Bestätigen geht nur, wenn die Anmeldung in alle Höchstzahlen der Kategorie und des Wettkampfs passt. Du darfst eine spätere Anmeldung von der Warteliste vor eine frühere stellen, wenn nur die spätere noch Platz hat.
- Ist Anmeldungen bestätigen eingeschaltet, rutschen nach jeder Bestätigung die eingegangenen Anmeldungen, die nicht mehr passen, automatisch auf die Warteliste. Ihre Kontaktpersonen erhalten die Warteliste-E-Mail mit der Position.
- Wird ein Platz frei, rückt niemand automatisch nach. Du bestätigst die passende Anmeldung von der Warteliste selbst.
- Eine zurückgezogene oder abgelehnte Anmeldung kannst du wieder bestätigen oder auf die Warteliste setzen, solange der Verein in dieser Kategorie nicht schon eine andere aktive Anmeldung hat.
Eine Anmeldung im Detail
Ein Klick auf eine Anmeldung zeigt Verein, Kategorie, Nummer, Status, Anzahl Personen, Eingangsdatum und die Kontaktperson. Darunter stehen:
- Aufstellung: die gemeldeten Personen nach Rolle mit allen erfassten Angaben.
- Weitere Angaben: die Antworten auf die Zusatzangaben, hochgeladene Dateien zum Öffnen und die Mitteilung des Vereins an das Organisationsteam.
- Kosten: Startgeld, Betrag pro Person, Zuschlag und Total, dazu der Zahlungsstand: Rechnung bezahlt, offen, teilweise bezahlt, überbezahlt oder noch keine Rechnung erstellt.
- Interne Notiz: Notizen, die nur das Organisationsteam sieht.
Mit Löschen im Menü entfernst du eine Anmeldung endgültig mit ihren Dateien, ohne E-Mail an den Verein. Für eine Abmeldung mit Nachricht nutzt du stattdessen Zurückziehen.
Anmeldung bearbeiten
Mit Bearbeiten änderst du Kategorie, Verein, Aufstellung, Zusatzangaben und die interne Notiz, auch nach der Änderungsfrist des Vereins. Beim Speichern mit Änderungen speichern und informieren bekommt die Kontaktperson eine E-Mail mit den Änderungen, sofern sich an der Anmeldung etwas geändert hat. Eine reine Notiz löst keine E-Mail aus. Sind die Rechnungen versendet, bleiben Kategorie und Anzahl Personen gleich, Namen und Angaben lassen sich weiter ändern.
Anmeldung selbst erfassen
Meldet sich ein Verein per Telefon oder E-Mail, erfasst du die Anmeldung mit Anmeldung erfassen selbst. Zuerst gibst du die Kontaktperson mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und, bei aktiver Fakturierung, der Adresse an. Danach folgen Kategorie, Verein, Aufstellung und Zusatzangaben. Mit Anmeldung erfassen und informieren bekommt die Kontaktperson eine Bestätigung und ein eigenes Login, mit dem sie die Anmeldung danach selbst bearbeitet.
Für dich gelten dabei weder das Anmeldefenster noch die Änderungsfrist, eine ausgeschaltete Kategorie, die Jahrgangs- und Geschlechtsvorgaben noch die Teilnahmebedingungen. Weiterhin gelten die Höchstzahlen, die Anzahl Personen pro Rolle, die verlangten Angaben, die Pflichtangaben und die Regel, dass ein Verein ohne Mehrere Anmeldungen pro Verein pro Kategorie nur einmal angemeldet ist. Den Status bestimmt DigitalMembers wie bei einer Anmeldung über die Anmeldeseite.
Nachricht an Kontaktpersonen
Wähle in der Liste die Anmeldungen aus und klicke unter Aktionen auf Nachricht an … Anmeldungen. Die Nachricht geht an jede Kontaktperson der Auswahl einmal per E-Mail, auch wenn sie mehrere Anmeldungen hat. Im Text stehen dir die Platzhalter Vorname, Wettkampf und Verein zur Verfügung, wobei Verein deinen eigenen Verein meint. Antworten gehen an die erste Kontaktperson des Organisationsteams.
Excel exportieren
Excel exportieren unter Aktionen liefert die Anmeldungen, die Filter und Suche gerade zeigen, in zwei Blättern:
- Anmeldungen: eine Zeile pro Anmeldung mit Nummer, Kategorie, Status, Wartelistenplatz, Verein, Kontaktperson mit Adresse, Anzahl Personen, Sprache, Eingangsdatum, Datum der Teilnahmebedingungen, Mitteilung, interner Notiz und einer Spalte pro Zusatzangabe.
- Personen: eine Zeile pro gemeldeter Person mit Nummer, Kategorie, Verein, Rolle und allen Angaben zur Person.
Alle Daten exportieren
Alle Daten exportieren stellt im Hintergrund ein Paket mit allen Anmeldungen zusammen, ohne Filter: die Excel-Datei, ein Infotext pro Anmeldung und alle hochgeladenen Dateien, jeweils mit dem Vereinsnamen im Dateinamen. Ist Google Drive mit deinem Verein verbunden, legt DigitalMembers das Paket dort ab und schickt dir den Link per E-Mail, die Excel-Datei als Anhang. Ohne Google Drive bekommst du nur die Excel-Datei. Dafür braucht dein Profil eine E-Mail-Adresse.
Startgelder in Rechnung stellen
Der Tab Rechnungen erscheint, wenn die Fakturierung aktiv ist. Rechnungen erstellen und senden kann nur, wer die Berechtigungen Wettkämpfe und Rechnungen hat. Oben siehst du die Zahl der bestätigten Anmeldungen und wann die Rechnungen erstellt und versendet wurden.
- Rechnungen erstellen: Pro Kontaktperson entsteht eine Rechnung mit allen ihren bestätigten Anmeldungen. Jede Anmeldung bringt ihre Positionen mit: Startgeld der Kategorie mit Anmeldenummer, Betrag pro Person und Zuschlag. Eingegangene Anmeldungen und solche auf der Warteliste bekommen keine Rechnung, ein Hinweis zeigt, wie viele noch nicht bestätigt sind. Bis zum Versand erstellst du die Rechnungen mit Rechnungen neu erstellen beliebig oft mit dem aktuellen Stand neu.
- Testversand an mich: Alle Rechnungen gehen zuerst an dich, damit du sie prüfen kannst.
- Rechnungen senden: Die Rechnungen gehen an die Kontaktpersonen, je nach deren Einstellungen per E-Mail, Brief oder App.
Nach dem Versand lassen sich keine Rechnungen mehr neu erstellen. Preise, Kategorie und Anzahl Personen der Anmeldungen bleiben gleich, und die Vereine können ihre Anmeldung nicht mehr selbst zurückziehen. Ziehst du eine Anmeldung danach zurück, bleibt die Rechnung bestehen. Willst du auf das Startgeld verzichten, stornierst du die Rechnung im Finanzmodul.
Mit Erinnerungen senden bekommen alle Kontaktpersonen mit offener Rechnung eine Zahlungserinnerung. Ob Erinnerungen automatisch, manuell oder gar nicht verschickt werden, legst du in der Fakturierung fest. Unter den Knöpfen siehst du alle Rechnungen des Wettkampfs mit Zahlungsstand.
Automatische E-Mails
Die Kontaktperson eines Vereins bekommt in der Sprache ihrer Anmeldung eine E-Mail:
- nach dem Abschicken über die Anmeldeseite, mit dem Stand jeder Anmeldung, ihrem Benutzernamen und einem Link zu ihren Anmeldungen,
- wenn du eine Anmeldung bestätigst, auf die Warteliste setzt, ablehnst, zurückziehst oder änderst,
- wenn du eine Anmeldung selbst erfasst,
- vor Beginn und vor der Änderungsfrist, wenn ihre Anmeldung bestätigt ist,
- mit der Rechnung und den Zahlungserinnerungen.
Die Personen im Organisationsteam mit Bei neuen Anmeldungen informieren bekommen eine E-Mail bei jeder neuen, reaktivierten, geänderten und zurückgezogenen Anmeldung. Bei sehr vielen Anmeldungen in kurzer Zeit pausieren diese Meldungen, damit dein Postfach nicht überläuft.
Texte der E-Mails anpassen
Alle diese E-Mails passt du unter Einstellungen → Kommunikation → Textvorlagen in der Gruppe Wettkämpfe an, mit Betreff und Inhalt pro Anlass: Anmeldung, Meldung an das Organisationsteam, Erinnerung, Rechnung und Nachricht an Kontaktpersonen.
Kontaktpersonen der Vereine
Jede Kontaktperson, die sich über die Anmeldeseite anmeldet, wird in deinem Verein als externer Kontakt mit eigenem Login angelegt. Sie sieht nur ihre eigenen Wettkampf-Anmeldungen und ihr Profil, nichts von deinem Verein. Eine Kontaktperson einer Anmeldung für einen laufenden oder kommenden Wettkampf lässt sich erst nach dem Wettkampf löschen. Dasselbe gilt für ein Mitglied im Organisationsteam, bis du es dort entfernst.