Bevor ihr mit dem DigitalMembers-Support einen Termin für die Einrichtung eurer Vereinsbuchhaltung vereinbart, lohnt sich etwas Vorbereitung. Mit drei Unterlagen bereit läuft der Termin deutlich schneller, und ihr könnt direkt mit der eigentlichen Einrichtung starten, statt Zeit mit dem Zusammensuchen von Zahlen zu verlieren.
Übersicht
Der Umstieg auf eine neue Vereinsbuchhaltung gelingt am einfachsten, wenn ihr die wichtigsten Zahlen aus eurer bisherigen Lösung schon griffbereit habt. Drei Dinge machen im Support-Termin den grössten Unterschied: euer bestehender Kontoplan, eine QR-IBAN für den Zahlungsverkehr und die Schlussbilanz des Vorjahres. Nehmt euch dafür am besten schon vor dem vereinbarten Termin ein paar Minuten Zeit.
Schritt 1: Kontoplan aus der bisherigen Buchhaltung exportieren
Wenn euer Verein bereits eine Buchhaltung führt, egal ob in einer anderen Software oder in Excel, exportiert euren Kontoplan mit allen Kontonummern und Kontobezeichnungen. Ein Excel- oder PDF-Export reicht völlig aus. Damit kann der Support eure bestehende Struktur direkt übernehmen oder sauber auf den DigitalMembers-Kontenrahmen abbilden, statt dass ihr alle Konten nach dem Termin nochmals von Hand nachtragen müsst.
Kontoplan selbst importieren
Du kannst den Kontoplan auch ohne Support-Termin übernehmen. Unter Finanzen → Buchhaltung → Kontenplan findest du oben rechts über die drei Punkte den Kontenplanimport. Dort fügst du die Spalten mit Kontonummer und Bezeichnung aus deinem Export ein, die Struktur wird automatisch erkannt und nach der Analyse siehst du das Ergebnis zur Kontrolle. Einzelne Konten verschiebst du danach per Ziehen oder bearbeitest sie direkt.
Zwei Dinge sind dabei wichtig. Der Import leert die gesamte Buchhaltung, also alle Buchungen, Rechnungen und eingelesenen Bankbewegungen. Solange du noch nichts erfasst hast, kostet das nichts, deshalb gehört der Import an den Anfang. Und er ist nur möglich, solange kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist. Prüfe den importierten Kontoplan also in Ruhe, bevor du das erste Jahr abschliesst. Einzelne Konten kannst du danach weiterhin anpassen, ein kompletter Neuimport ist dann nicht mehr möglich.
Geschäftsjahr abschliessen und neues eröffnen
Das neue Geschäftsjahr musst du nicht von Hand anlegen. Schliesst du unter Finanzen → Buchhaltung → Geschäftsjahr abschliessen das alte ab, wird das nächste automatisch eröffnet. Offene Rechnungen und noch nicht bezahlte Spesenabrechnungen nimmt der Abschluss mit, Forderungen als Aktivposition und Verbindlichkeiten als Passivposition.
Schritt 2: QR-IBAN bei eurer Bank bestellen
Für QR-Einzahlungsscheine auf euren Rechnungen braucht ihr eine QR-IBAN. Die meisten Banken stellen sie auf Anfrage kostenlos aus, die Bearbeitung dauert aber oft ein paar Tage. Bestellt sie deshalb frühzeitig vor dem Support-Termin, damit sie bereits vorliegt, wenn ihr euer Bankkonto einrichtet. Wie du IBAN und QR-IBAN anschliessend in DigitalMembers hinterlegst, zeigt dieser FAQ-Beitrag.
Schritt 3: Schlussbilanz des Vorjahres bereithalten
Damit eure neue Buchhaltung nicht bei null beginnt, braucht ihr für die Eröffnungsbilanz die Schlussbilanz des Vorjahres. Sie liefert die Salden, mit denen jedes Konto zu Beginn des neuen Geschäftsjahres startet, zum Beispiel der Kontostand der Bank, offene Forderungen oder das Vereinsvermögen. Wie ihr am Ende eines Geschäftsjahres selbst so eine Bilanz erstellt, ist im Artikel Jahresabschluss erstellen beschrieben.
So läuft der Termin ab
Sobald Kontoplan, QR-IBAN und Schlussbilanz bereitliegen, ist der Support-Termin reine Formsache: Ihr besprecht gemeinsam, wie eure bestehenden Konten übernommen werden, hinterlegt die QR-IBAN für den Zahlungsverkehr und tragt die Eröffnungsbilanz ein. Für die allgemeine Ersteinrichtung eures Vereins, unabhängig von der Buchhaltung, hilft euch ausserdem der Onboarding-Assistent.
Falls euer Verein mehrwertsteuerpflichtig ist
Die meisten Vereine sind nicht mehrwertsteuerpflichtig, das betrifft also nur wenige. Trifft es auf euch zu, lohnt sich vor dem Termin zusätzlich ein Blick in Mehrwertsteuer einrichten und die MWST-Abrechnung erstellen, damit ihr wisst, welche zusätzlichen Angaben dafür nötig sind.