Mit Payrexx bezahlen deine Mitglieder ihre Rechnungen direkt online per TWINT, Kreditkarte und weiteren Zahlungsarten. Die Vereinsbuchhaltung setzt die Rechnung nach der Zahlung selbst auf bezahlt und verbucht den Betrag, ohne dass du einen Kontoauszug einlesen musst.
Übersicht
Die QR-Rechnung bleibt der Standard, Payrexx ist ein zusätzlicher Weg. Ein Mitglied öffnet seine offene Rechnung, klickt auf Mit Kreditkarte oder TWINT bezahlen und zahlt auf der Bezahlseite von Payrexx. Sobald Payrexx die Zahlung meldet, steht die Rechnung in DigitalMembers auf bezahlt. Jeder Verein braucht dafür ein eigenes Payrexx-Konto, so bleiben Zahlungen und Daten der Vereine getrennt. Für jede Zahlung verrechnet Payrexx eine Gebühr, die es vor der Auszahlung abzieht.
Die Einrichtung besteht aus vier Schritten: Payrexx-Konto eröffnen, ein Konto im Kontenplan vorbereiten, die Verbindung in DigitalMembers erfassen und in Payrexx den Webhook eintragen, über den Payrexx jede Zahlung an DigitalMembers meldet.
Schritt 1 — Payrexx-Konto eröffnen
Eröffne ein Konto bei Payrexx. Wähle mindestens das Abo Standard: Erst ab diesem Abo kannst du Webhooks einrichten, und ohne Webhook erfährt DigitalMembers nichts von einer Zahlung. Die Rechnung bliebe dann trotz bezahltem Betrag offen.
Notiere dir aus dem Payrexx-Admin zwei Angaben: die Instanz-ID, das ist der Name vor .payrexx.com in der Adresse deines Payrexx-Kontos, und einen API-Schlüssel aus den API-Einstellungen von Payrexx.
Schritt 2 — Konto für Online-Zahlungen im Kontenplan vorbereiten
Payrexx zahlt die Beträge gesammelt und abzüglich Gebühren auf dein Bankkonto aus. Damit die Buchhaltung aufgeht, buchst du die Online-Zahlungen auf ein eigenes Zwischenkonto, zum Beispiel 1001 Payrexx.
- Lege im Kontenplan das Konto an oder öffne ein bestehendes.
- Setze den Konto-Typ auf Kontokorrent Zahlungsdienstleister. Eine IBAN braucht dieses Konto nicht.
Schritt 3 — Payrexx in DigitalMembers verbinden
- Navigiere zu Einstellungen → Integrationen und öffne die Kachel TWINT, Mastercard, Visa und mehr.
- Erfasse Instanz-ID und API-Schlüssel. Den Schlüssel zeigt DigitalMembers nach dem Speichern nicht mehr an.
- Wähle unter Konto für Online-Zahlungen das Konto aus Schritt 2.
- Setze bei Bedarf einen Maximalen Betrag. Bei Rechnungen über diesem Betrag erscheint die Online-Zahlung nicht, weil die prozentuale Gebühr bei hohen Beträgen ins Geld geht.
- Aktiviere die Integration und speichere. DigitalMembers bietet dir danach einen Verbindungstest an.
Schritt 4 — Webhook in Payrexx eintragen
Der Webhook ist die Meldung, mit der Payrexx DigitalMembers über jede Zahlung informiert. DigitalMembers kann ihn nicht für dich anlegen, du erfasst ihn einmal im Payrexx-Admin unter Webhooks:
- Webhook URL:
https://invoicer.digitalmembers.ch/v2/payments/webhook/payrexx/ - Webhook Inhaltstyp: JSON
- Bei Fehler erneut versuchen: aktivieren, damit eine kurz verpasste Meldung später noch ankommt
- Ereignisse: Transaction
Mit Test Transaktion senden prüfst du, ob die Meldung bei DigitalMembers ankommt.
So wird eine Online-Zahlung verbucht
- Rechnung erstellt: DigitalMembers bucht wie bei jeder Rechnung Debitoren an Ertrag.
- Mitglied zahlt online: DigitalMembers bucht Konto für Online-Zahlungen an Debitoren und setzt die Rechnung auf bezahlt.
- Payrexx zahlt aus: Beim Einlesen des Kontoauszugs erkennt DigitalMembers die Gutschrift von Payrexx und schlägt Bank an Konto für Online-Zahlungen vor.
- Gebühren: Weil Payrexx netto auszahlt, bleibt auf dem Zwischenkonto genau der Gebührenbetrag stehen. Diesen buchst du periodisch oder Ende Jahr als Finanzaufwand an das Zwischenkonto aus.
Was Payrexx kann und was nicht
Einige Fragen haben wir direkt mit Payrexx geklärt:
- Auszahlungen an Mitglieder: Payrexx nimmt nur Zahlungen entgegen. Spesen oder Rückerstattungen an Mitglieder per TWINT sind nicht möglich, die zahlst du wie gewohnt per Bank aus.
- Frei wählbarer Betrag: Ein Mitglied zahlt immer den Betrag der Rechnung. Einen Betrag selbst eingeben, etwa für eine Spende in beliebiger Höhe, geht bei der Rechnungszahlung nicht.
- Eine Zahlung pro Rechnung: Jede Rechnung bekommt ihre eigene Bezahlseite, so ordnet DigitalMembers jede Zahlung eindeutig der richtigen Rechnung zu.
- Abo: Für die Anbindung an DigitalMembers brauchst du mindestens das Abo Standard, weil die kleineren Abos keine Webhooks anbieten.
- Sicherheit: DigitalMembers nimmt Meldungen nur von den Servern von Payrexx an und fragt den Zahlungsstatus vor dem Verbuchen jeweils noch einmal direkt bei Payrexx nach. Eine gefälschte Meldung kann eine Rechnung deshalb nicht auf bezahlt setzen.
Die Rechnung bleibt nach der Zahlung offen
Meldet Payrexx eine Zahlung als bestätigt und die Rechnung steht trotzdem auf unbezahlt, fehlt meist der Webhook oder er ist ohne das Ereignis Transaction erfasst. In den Webhook-Logs von Payrexx siehst du, ob eine Meldung verschickt wurde. Hilft das nicht weiter, schreib an support@digitalmembers.ch mit der Rechnung, dem Zahlungsdatum und der Zahlungsnummer von Payrexx, und leg wenn möglich ein Bildschirmfoto deiner Webhook-Einstellungen bei.