Eine Aktivität ist ein einzelner Anlass: der Vereinsausflug, die Hauptversammlung, das Turnier am Samstag. Du erfasst sie einmal, deine Mitglieder melden sich an oder ab, und du siehst jederzeit, wer dabei ist. Diese Anleitung führt durch das Erfassen und zeigt, was danach im Alltag passiert.
Übersicht
Der Unterschied zum Kurs ist die Wiederholung. Ein Kurs hat einen Zeitplan und erzeugt daraus viele Termine; eine Aktivität ist genau ein Termin. Findet etwas regelmässig statt, lohnt sich der Kurs. Für den einmaligen Anlass ist die Aktivität der kürzere Weg.
Das Erfassen läuft in acht Schritten. Die Angaben werden gemeinsam geschrieben, wenn du am Ende speicherst, du kannst also in Ruhe vor- und zurückspringen. Einzige Ausnahme ist der Schritt Teilnehmende: Dort wird jede Änderung nach einer kurzen Bestätigung sofort gespeichert, damit du die Teilnehmerliste gleich vor dir hast.
Schritt 1 — Eckdaten
- Navigiere zu Aktivitäten → Aktivitäten verwalten und klicke auf Aktivität hinzufügen.
- Trage Name, Saison und den Zeitraum ein. Diese drei sind Pflicht. Die Saison ist mit der oben im Menü gewählten vorbelegt.
- Unter Erweiterte Einstellungen wählst du die Art der Aktivität und optional eine bestehende Aktivität als Vorlage.
Im weiteren Verlauf kommen Besammlung und Ort dazu. Die Besammlungszeit ist getrennt vom Beginn, damit du Treffpunkt und eigentlichen Start unterscheiden kannst.
Schritt 2 — Beschreibung
Die Beschreibung sehen deine Mitglieder bei der Anmeldung. Hier gehört hinein, was jemand vorher wissen muss: Programm, Verpflegung, was mitzubringen ist. Zusätzlich gibt es ein Feld für Aufgebotsinformationen und die Möglichkeit, Anhänge wie ein Programm oder eine Anfahrtsbeschreibung mitzugeben.
Schritt 3 — Wer teilnimmt
Oben siehst du, wie viele Personen teilnehmen und wie viele davon über ein Team kommen. Darunter stehen zwei Wege nebeneinander, die du beliebig kombinierst.
Unter Automatisch über ein Team wählst du ein Team aus deiner Mitgliederverwaltung. Dessen Mitglieder sind dann automatisch dabei, auch wer später ins Team kommt. Unter Einzeln dazunehmen suchst du im Feld Vereinsfeld, Liste oder Mitglied hinzufügen nach einem Vereinsfeld wie einer Funktion, nach einer Liste oder nach einem Namen. Ein Vereinsfeld oder eine Liste übernimmt die Personen, die heute dazugehören. Spätere Änderungen an der Liste wirken sich nicht mehr auf den Anlass aus.
Bevor etwas gespeichert wird, zeigt dir ein Dialog, was passiert, zum Beispiel wie viele Personen hinzukommen. Neue Personen sind zuerst Teilnehmende. Wer schon dabei ist, behält seine Rolle. Die Rolle, etwa Organisator, stellst du danach direkt in der Tabelle um, auch das wird sofort gespeichert.
In der Tabelle siehst du zu jeder Person die Rückmeldung, die Rolle und woher sie kommt: Verwaltet über ein Team oder Manuell erfasst. Mit Alle, Über Team und Einzeln grenzt du die Liste ein. Entfernen kannst du eine Person über das Papierkorb-Symbol ihrer Zeile, oder du markierst mehrere und entfernst sie gemeinsam. Ihre Registrierungen gehen dabei verloren, deshalb fragt DigitalMembers vorher nach. Wer über das Team kommt, lässt sich nicht einzeln entfernen: Das Symbol in der Zeile erklärt, dass das über die Team-Auswahl geht.
Wählst du später ein anderes Team oder Kein Team, entscheidest du, was mit den Personen aus dem bisherigen Team passiert. Behalten lässt sie als einzeln hinzugefügte Teilnehmende dabei, mit ihren Registrierungen. Entfernen nimmt sie aus der Teilnehmerliste, ihre Registrierungen gehen dabei verloren. Wer auch zum neuen Team gehört, bleibt in jedem Fall dabei. Ist der Anlass schon vorbei, bleiben alle Personen unverändert, damit erfasste Präsenzen erhalten bleiben.
Gehört der Anlass zu einem Kurs, kommen die Teilnehmenden vom Kurs. Willst du sie nur für diesen einen Termin anpassen, schaltest du in der Zusammenfassung Kurs-Einstellungen verwenden aus.
Schritt 4 — Anmeldefenster
Hier legst du fest, bis wann Anmeldungen möglich sind und wie viele Personen höchstens teilnehmen. Ist die Anmeldung geschlossen, sehen deine Mitglieder den Anlass weiterhin, können ihre Rückmeldung aber nicht mehr ändern. Die private Abstimmung blendet aus, wer sich wie gemeldet hat, solange die Anmeldung läuft.
Ist die private Abstimmung ausgeschaltet, sehen deine Mitglieder unter Teilnehmende die Tabellenansicht: pro Einsatz die Belegung mit den freien Plätzen und pro Person, wo sie sich eingetragen hat. Für Helfereinsätze mit mehreren Schichten ist das die Übersicht, mit der alle sehen, welche Schicht noch Leute braucht.
Schritt 5 — Rückmeldungen
Ob jemand seine Zusage oder Absage begründen muss, entscheidest du getrennt: deaktiviert, optional oder verpflichtend. Verlangst du eine Begründung für Absagen, kannst du zusätzlich einschalten, dass jede Abmeldung überprüft wird. Das Mitglied erhält dann direkt nach dem Speichern eine kurze Rückmeldung zu seiner Begründung, und du wählst, ob eine unzureichende Begründung nur kommentiert oder abgelehnt wird.
Unter Erweiterte Einstellungen legst du fest, woran sich diese Rückmeldung orientiert. Unter Gründe, die akzeptiert werden und Gründe, die nicht akzeptiert werden beschreibst du in eigenen Worten, was bei dir zählt. Deine Angabe ersetzt dabei die Standard-Einschätzung. Tonalität der Rückmeldung bestimmt, wie die Antwort klingt, und unter Weitere Vorgaben ergänzt du, was in jeder Rückmeldung stehen soll, zum Beispiel dass eine Abmeldung nur mit Ersatz gilt. Lässt du die Felder leer, bleibt es bei der bisherigen Rückmeldung.
Schritt 6 — Einsätze
Einsätze sind Teile der Aktivität, für die man sich zusätzlich einzeln meldet: Fahrdienst, Kuchenbuffet, Auf- und Abbau. Die Teilnahme am Anlass selbst wird bereits über die Anmeldung erfasst, ein eigener Einsatz dafür ist nicht nötig. Erfasse hier also nur, was jemand zusätzlich übernehmen kann.
Bei einem grossen Anlass mit vielen Einsätzen teilst du sie zusätzlich in Bereiche auf, zum Beispiel Festwirtschaft, Bar oder Kasse. Lege die Bereiche oben unter Bereiche mit Bereich hinzufügen an. Beim Einsatz wählst du dann unter Weitere Einstellungen → Erweitert den passenden Bereich. Die Ansicht Einsätze gruppiert die Einsätze danach.
Schritt 7 — Fakturierung
Ohne Verrechnung bleibt der Anlass kostenlos. Aktivierst du sie, brauchst du eine Buchungsperiode, ein Ertragskonto und ein Belegdatum. Preise lassen sich pauschal für die Aktivität oder pro Einsatz hinterlegen, etwa wenn das Mittagessen extra kostet.
Schritt 8 — Prüfen und speichern
Der letzte Schritt zeigt alle Angaben gruppiert und darunter den Status. Dort bestimmst du, ob der Anlass für Mitglieder sichtbar ist, ob er als wichtig markiert wird und ob er abgesagt ist. Ein abgesagter Anlass bleibt sichtbar, nimmt aber keine Anmeldungen mehr entgegen. Mit Speichern werden die übrigen Angaben gemeinsam übernommen, die Teilnehmenden sind zu diesem Zeitpunkt bereits gespeichert.
Die Aktivität im Alltag
Nach dem Speichern landest du auf der Übersicht. Der Kopfbereich zeigt Datum, Ort, Anmeldeschluss und die verantwortliche Person auf einen Blick. Der Tab Aktivität listet alle Einstellungen zum Nachlesen, der Tab Registrierungen zeigt die Rückmeldungen deiner Mitglieder, der Tab Kommunikation die Nachrichten dazu.
Willst du etwas ändern, führt der Stift bei der passenden Gruppe direkt in den richtigen Schritt zurück. Du musst nicht den ganzen Ablauf noch einmal durchgehen.
Helfende planen in der Ansicht Einsätze
Hat die Aktivität Ja/Nein-Einsätze, findest du unter Registrierungen zusätzlich die Ansicht Einsätze. Sie ist für Anlässe gedacht, bei denen viele Helfende in Schichten mitarbeiten, vom Vereinsabend bis zum Turnfest über mehrere Tage.
Das Raster Wo fehlen Helfende? zeigt pro Bereich und Stunde, wie gut die Einsätze besetzt sind: grün ist voll besetzt, orange mindestens zur Hälfte, rot weniger als zur Hälfte. Ein Klick auf eine Zelle zeigt die Einsätze dahinter. Dauert der Anlass mehrere Tage, wählst du oben den Tag. Mit Nur offene Plätze blendest du aus, was schon besetzt ist.
Darunter listet die Liste die Einsätze nach Bereich, mit Zeit, Belegung und offenen Plätzen. Mit Besetzen teilst du eine Person direkt einem Einsatz zu, du suchst sie mit den ersten Buchstaben ihres Namens. Der Zeitstrahl zeigt dieselben Einsätze als Balken über den Tag.
Saisons
Jede Aktivität und jeder Kurs gehört zu einer Saison. Welche Zeiträume das sind, legst du unter Aktivitäten → Aktivitätenverwaltung → Saisons fest: Kalenderjahr, Schuljahr oder Sommer und Winter getrennt, mit Name, Start und Ende. Saisons dürfen sich nicht überschneiden, damit jeder Anlass eindeutig zu einer gehört. Ob das Datum eines Anlasses in den Zeitraum fällt, wird nicht geprüft, die Zuordnung liegt bei dir.
Oben im Menü Aktivitäten wählst du die Saison, in der du arbeitest. Die Listen unter Aktivitäten verwalten und Kurse verwalten zeigen dann nur Einträge dieser Saison; der Saison-Filter in der Liste ist mit dieser Auswahl gekoppelt.
Um einen Anlass in eine andere Saison zu bringen, klickst du in der Liste auf den Kopieren-Knopf der Zeile oder markierst mehrere Einträge und wählst unter Aktionen den Eintrag In Saison verschieben oder kopieren. Im Dialog wählst du die Zielsaison, passt bei einem einzelnen Eintrag den Namen an und entscheidest mit Verschieben oder Kopieren. Nach dem Verschieben wechselt die Ansicht in die Zielsaison. Verschiebst du einen Kurs, wandern seine aus dem Zeitplan erzeugten Termine mit.
Typische Anwendungsfälle
- Vereinsausflug: Team gesetzt, Anmeldeschluss zwei Wochen vorher, Einsätze für Fahrdienst und Verpflegung.
- Hauptversammlung: alle Mitglieder als Teilnehmende, Begründung bei Absagen verpflichtend, damit die Präsenzliste stimmt.
- Turnfest über mehrere Tage: Einsätze in Bereiche wie Festwirtschaft, Bar und Kasse aufgeteilt, und im Raster pro Tag sehen, wo am Abend noch Helfende fehlen.
- Turnier mit Startgeld: Verrechnung aktiv, maximale Teilnehmerzahl gesetzt, Anmeldung über die Frist gesteuert.