Wenn du mit deiner Vereinsbuchhaltung von einer anderen Software zu DigitalMembers wechselst, musst du deinen Kontenplan nicht Konto für Konto neu erfassen. Du kopierst ihn als Text hinein, lässt ihn einlesen und übernimmst ihn mit einem Klick.
Übersicht
Jeder Verein arbeitet mit seinem eigenen Kontenplan. Der eine hat Konten für Turniere und Hallenmiete, der andere für Konzerte und Notenmaterial. Beim Wechsel der Software willst du diese gewachsene Struktur behalten, weil dein Vorstand und deine Revision sie kennen. Der Import nimmt dir das Abtippen ab: Du fügst den Kontenplan so ein, wie du ihn aus deiner alten Buchhaltung herausbekommst, und die Struktur wird automatisch erkannt. Das Format ist bewusst frei, du musst also nichts umformatieren.
Schritt 1 — Kontenplan aus der bisherigen Software holen
Exportiere oder drucke den Kontenplan in deiner bisherigen Buchhaltung und kopiere ihn als Text. Eine Zeile pro Eintrag, vorne die Nummer, dahinter die Bezeichnung. Ob die Trennung mit Leerzeichen oder Tabulator erfolgt, spielt keine Rolle. Überschriften wie "Aktiven" oder "Konto Bezeichnung" zwischendrin stören nicht.
Schritt 2 — Kontenplan einfügen und einlesen lassen
- Gehe zu Einstellungen → Finanzen → Kontenplan.
- Öffne oben rechts das Menü mit den drei Punkten und wähle Kontenplan importieren.
- Füge deinen Kontenplan in das Feld Unstrukturierten Inhalt einfügen ein.
- Klicke auf Kontenplan analysieren.
Das Einlesen läuft im Hintergrund und dauert einige Minuten. Du kannst die Seite in der Zwischenzeit verlassen und später zurückkommen.
Schritt 3 — Ergebnis prüfen und übernehmen
Sobald die Analyse fertig ist, siehst du unter Analysiertes Resultat, wie dein Kontenplan verstanden wurde. Prüfe hier in Ruhe, ob alle Konten enthalten sind und unter der richtigen Gruppe hängen. Passt etwas nicht, klickst du auf Ergebnis verwerfen, korrigierst deinen Text und liest ihn erneut ein. Erst wenn alles stimmt, übernimmst du den Kontenplan über Alle Buchungen löschen und Kontoplan überschreiben und bestätigst im Dialog mit Endgültig löschen.
Wie der Kontenplan aufgebaut sein muss
Die Buchhaltung arbeitet mit vier Ebenen, die sich an der Stellenzahl der Kontonummer ablesen lassen. Eine Ziffer ist die Kontenklasse (1 Aktiven), zwei Ziffern die Kontenhauptgruppe (10 Umlaufvermögen), drei Ziffern die Kontengruppe (100 Flüssige Mittel), vier Ziffern das Konto selbst (1000 Kasse). Achte darauf, dass jede Ebene vorhanden ist. Stehen deine Konten direkt unter einer zweistelligen Gruppe, ergänze die dreistellige Zwischenebene, sonst fehlt dem Import die Zuordnung.
Eine Gruppe ohne Konten kannst du weglassen. Steht in deinem Kontenplan eine Klasse, die du gar nicht bebuchst, lässt du sie beim Import einfach draussen.
Jede Bezeichnung innerhalb einer Gruppe nur einmal
Innerhalb derselben übergeordneten Gruppe muss jede Bezeichnung eindeutig sein. Zwei Kontengruppen unter demselben Oberbegriff dürfen also nicht beide "Flüssige Mittel" heissen, und zwei Konten in derselben Gruppe nicht beide "Bank". Sonst wäre nicht klar, welchem Eintrag ein Konto zugeordnet wird, und der Import bricht mit einem Hinweis auf die betroffene Bezeichnung ab. Benenne in diesem Fall einen der beiden Einträge um und starte den Import erneut. Gleiche Bezeichnungen auf verschiedenen Ebenen sind dagegen kein Problem: eine Gruppe "Forderungen" mit einem Konto "Forderungen" darin funktioniert.
Was der Import löscht
Der Import ersetzt den bestehenden Kontenplan vollständig und leert dabei die Buchhaltung. Gelöscht werden alle Buchungen, Budgeteinträge, Rechnungen samt Versandprotokoll, Abonnemente, Spesenabrechnungen samt hochgeladenen Belegen, sämtliche Lohnarten und Lohnblätter sowie alle importierten Bankbewegungen und Bankdateien. Deine Mitglieder, Kontakte und Geschäftsjahre bleiben bestehen.
Der Import lässt sich nicht rückgängig machen. Führe ihn aus, solange du noch mit Testdaten arbeitest oder frisch startest.
Ist bereits ein Geschäftsjahr abgeschlossen, steht der Import nicht mehr zur Verfügung. So sind die Zahlen eines unterschriebenen Abschlusses vor nachträglichen Eingriffen geschützt.
Nach dem Import
Damit du Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein verschicken kannst, hinterlegst du anschliessend deine Bankverbindung. Öffne im Kontenplan das betreffende Konto, wähle Konto bearbeiten, setze die Art auf Bankkonto und trage IBAN, QR-IBAN und BIC ein. Danach legst du in den Buchhaltungseinstellungen fest, welches Konto das Standard-Bankkonto ist.
Hast du den Import schon einmal ausgeführt und möchtest einen neuen Kontenplan einlesen, findest du auf derselben Seite Import zurücksetzen. Dein aktueller Kontenplan bleibt dabei bestehen, bis du den neuen Import ausführst.