Ein Kurs ist eine Reihe, die sich wiederholt: das wöchentliche Training, der Leiterkurs über mehrere Abende, der Auffrischungskurs im Frühling. Du erfasst ihn einmal, und DigitalMembers erzeugt daraus die einzelnen Termine, zu denen sich deine Mitglieder an- und abmelden. Diese Anleitung führt dich von der ersten Eingabe bis zur fertigen Terminliste.
Übersicht
Der Unterschied zur einzelnen Aktivität ist der Zeitplan. Beim Kurs legst du fest, an welchem Wochentag und in welchem Zeitraum er stattfindet, und daraus entstehen automatisch die einzelnen Aktivitäten. Wer nur einen einmaligen Anlass erfassen will, ist mit einer Aktivität schneller bedient. Alles Weitere, das ein Kurs braucht, hängst du an denselben Ablauf: wer teilnimmt, bis wann man sich anmelden kann, ob der Kurs im Kursangebot erscheint und ob Rechnungen entstehen.
Das Erfassen läuft in acht Schritten. Du kannst jederzeit vor- und zurückspringen, und nichts wird geschrieben, bevor du speicherst. Wer einen Schritt überspringt, verliert nichts.
Schritt 1 — Kurs anlegen
- Navigiere zu Aktivitäten → Kurse verwalten und klicke auf Kurs hinzufügen.
- Gib dem Kurs einen Namen. Das ist die einzige Pflichtangabe.
- Unter Erweiterte Einstellungen kannst du einen bestehenden Kurs als Vorlage wählen. Dann siehst du, wie viele Zeitpläne, Aktivitäten und Teilnehmende die Vorlage mitbringt, und entscheidest über den Schalter Teilnehmende übernehmen, ob die Personen mitkopiert werden.
Nach Weiter steht der Kurs, und du gehst die restlichen Schritte durch.
Schritt 2 — Beschreibung
Die Beschreibung sehen deine Mitglieder im Kursangebot und bei jedem Termin des Kurses. Schreibe hier hinein, was jemand vor der Anmeldung wissen muss: was geübt wird, welches Material mitzubringen ist, wer die Leitung hat.
Schritt 3 — Zeitplan erfassen
Hier entsteht der eigentliche Kurs. Klicke auf Zeitplan hinzufügen und fülle aus:
- Wochentag: an welchem Tag der Kurs stattfindet. Mehrere Tage sind möglich, wenn der Kurs zweimal pro Woche läuft.
- Datum/Zeit: Beginn und Ende der Reihe, jeweils mit Uhrzeit. Aus der Uhrzeit ergibt sich die Dauer jedes einzelnen Termins.
- Intervall: wöchentlich oder in grösseren Abständen.
- Ort: wo der Kurs stattfindet.
Unter Erweiterte Einstellungen findest du die Besammlungszeit und, falls du Rechnungen stellst, den Betrag pro Termin.
Sobald du den Kurs speicherst, entstehen die einzelnen Termine. Ein Zeitplan über drei Monate mit wöchentlichem Rhythmus ergibt rund dreizehn Aktivitäten. Sie erscheinen ein paar Sekunden später im Tab Aktivitäten.
Schritt 4 — Wer teilnimmt
Du hast zwei Wege. Wählst du oben ein Team, werden dessen Mitglieder laufend mit der Teilnehmerliste abgeglichen: Wer ins Team kommt, wird zum Kurs hinzugefügt, wer es verlässt, verschwindet wieder. Das ist der Weg, wenn der Kurs einer bestehenden Riege oder Mannschaft gehört. Ohne Team pflegst du die Liste über Teilnehmende bearbeiten selbst und fügst einzelne Personen, ganze Listen oder ein Team einmalig hinzu.
Wechselst du später das Team, bleiben die Personen aus dem alten Team im Kurs und werden als Veraltete Team-Zuweisung gekennzeichnet. So siehst du, wen du noch entfernen willst, statt dass jemand stillschweigend herausfällt.
Schritt 5 — Anmeldung und Kursangebot
Der An-/Abmeldeschluss gilt in Stunden vor jedem einzelnen Termin. Trägst du 48 ein, kann sich niemand später als zwei Tage vorher noch ummelden. Pro Rolle legst du zusätzlich fest, wie viele Personen höchstens teilnehmen und ob jemand standardmässig als angemeldet gilt.
Im zweiten Block entscheidest du über das Kursangebot, also die Übersicht, in der deine Mitglieder offene Kurse sehen und sich selbst anmelden. Du steuerst getrennt, ob der Kurs dort erscheint, ob die Selbstanmeldung erlaubt ist und ob nur eine bestimmte Liste ihn sehen darf.
Schritt 6 — Rückmeldungen
Hier legst du fest, ob Mitglieder ihre Zu- und Absagen begründen müssen. Beides lässt sich getrennt auf deaktiviert, optional oder verpflichtend stellen. Verlangst du eine Begründung für Absagen, kannst du zusätzlich einschalten, dass jede Abmeldung überprüft wird. Das Mitglied erhält dann direkt nach dem Speichern eine kurze Rückmeldung zu seiner Begründung, und du wählst, ob eine unzureichende Begründung nur kommentiert oder abgelehnt wird.
Unter Erweiterte Einstellungen legst du fest, woran sich diese Rückmeldung orientiert. Unter Gründe, die akzeptiert werden und Gründe, die nicht akzeptiert werden beschreibst du in eigenen Worten, was bei euch zählt. Deine Angabe ersetzt dabei die Standard-Einschätzung. Tonalität der Rückmeldung bestimmt, wie die Antwort klingt, und unter Weitere Vorgaben ergänzt du, was in jeder Rückmeldung stehen soll, zum Beispiel dass eine Abmeldung nur mit Ersatz gilt. Lässt du die Felder leer, bleibt es bei der bisherigen Rückmeldung.
Schritt 7 — Fakturierung
Ohne Rechnungen bleibt der Kurs kostenlos, und der Schritt besteht aus einem einzigen Schalter. Aktivierst du die Verrechnung, brauchst du eine Buchungsperiode, ein Ertragskonto und ein Belegdatum. Der Betrag kommt entweder pauschal vom Kurs oder pro Termin aus dem Zeitplan.
Schritt 8 — Prüfen und speichern
Der letzte Schritt zeigt alle Angaben nach Themen gruppiert. Stimmt etwas nicht, springst du über den Stift direkt in den betroffenen Schritt zurück. Mit Speichern wird alles gemeinsam übernommen: Kursdaten, Zeitpläne und Teilnehmende in einem Zug.
Der Kurs im Alltag
Nach dem Speichern landest du auf der Kursübersicht. Der Tab Kurs zeigt alle Einstellungen zum Nachlesen, der Tab Aktivitäten die generierten Termine mit ihren Anmeldungen, der Tab Kommunikation die Nachrichten an die Teilnehmenden.
Willst du einen Zeitplan wieder loswerden, hast du die Wahl: Zeitplan und Aktivitäten werden gelöscht räumt beides weg, inklusive der Anmeldungen. Nur Zeitplan löschen behält die Termine und die Anmeldungen und trennt sie lediglich vom Zeitplan. Der zweite Weg ist der richtige, wenn der Kurs schon gelaufen ist und du die Teilnahmen behalten willst.
Typische Anwendungsfälle
- Wöchentliches Training: ein Zeitplan über die Saison, Team gesetzt, keine Verrechnung. Die Teilnehmerliste pflegt sich über das Team von selbst.
- Kostenpflichtiger Kurs mit Anmeldung: kein Team, dafür Kursangebot sichtbar und Selbstanmeldung erlaubt, Verrechnung aktiv. Wer sich anmeldet, bekommt eine Rechnung.
- Interne Weiterbildung: Kursangebot nur für eine bestimmte Liste sichtbar, damit der Kurs nicht allen Mitgliedern angezeigt wird.