Hilfecenter & Dokumentation

Eine Aktivität ist ein einzelner Anlass: der Vereinsausflug, die Hauptversammlung, das Turnier am Samstag. Du erfasst sie einmal, deine Mitglieder melden sich an oder ab, und du siehst jederzeit, wer dabei ist. Diese Anleitung führt durch das Erfassen und zeigt, was danach im Alltag passiert.

Übersicht

Der Unterschied zum Kurs ist die Wiederholung. Ein Kurs hat einen Zeitplan und erzeugt daraus viele Termine; eine Aktivität ist genau ein Termin. Findet etwas regelmässig statt, lohnt sich der Kurs. Für den einmaligen Anlass ist die Aktivität der kürzere Weg.

Das Erfassen läuft in acht Schritten, und nichts wird geschrieben, bevor du am Ende speicherst. Du kannst also in Ruhe vor- und zurückspringen und den Vorgang abbrechen, ohne einen halben Anlass zu hinterlassen.

Schritt 1 — Eckdaten

1. Navigiere zu Aktivitäten → Aktivitäten verwalten und klicke auf Aktivität hinzufügen.
2. Trage Name, Saison und den Zeitraum ein. Diese drei sind Pflicht. Die Saison ist mit der oben im Menü gewählten vorbelegt.
3. Unter Erweiterte Einstellungen wählst du die Art der Aktivität und optional eine bestehende Aktivität als Vorlage.

Im weiteren Verlauf kommen Besammlung und Ort dazu. Die Besammlungszeit ist getrennt vom Beginn, damit du Treffpunkt und eigentlichen Start unterscheiden kannst.

Schritt 2 — Beschreibung

Die Beschreibung sehen deine Mitglieder bei der Anmeldung. Hier gehört hinein, was jemand vorher wissen muss: Programm, Verpflegung, was mitzubringen ist. Zusätzlich gibt es ein Feld für Aufgebotsinformationen und die Möglichkeit, Anhänge wie ein Programm oder eine Anfahrtsbeschreibung mitzugeben.

Schritt 3 — Wer teilnimmt

Wählst du ein Team, werden dessen Mitglieder laufend mit der Teilnehmerliste abgeglichen. Ohne Team fügst du die Personen über Teilnehmende bearbeiten selbst hinzu, einzeln oder über eine ganze Liste.

In der Tabelle darunter siehst du zu jeder Person die Rückmeldung, ihre Rolle und ob die Einladung verschickt wurde. Woher jemand kommt, steht direkt bei der Person: manuell erfasst oder über ein Team verwaltet.

Schritt 4 — Anmeldefenster

Hier legst du fest, bis wann Anmeldungen möglich sind und wie viele Personen höchstens teilnehmen. Ist die Anmeldung geschlossen, sehen deine Mitglieder den Anlass weiterhin, können ihre Rückmeldung aber nicht mehr ändern. Die private Abstimmung blendet aus, wer sich wie gemeldet hat, solange die Anmeldung läuft.

Ist die private Abstimmung ausgeschaltet, sehen deine Mitglieder unter Teilnehmende die Tabellenansicht: pro Einsatz die Belegung mit den freien Plätzen und pro Person, wo sie sich eingetragen hat. Für Helfereinsätze mit mehreren Schichten ist das die Übersicht, mit der alle sehen, welche Schicht noch Leute braucht.

Schritt 5 — Rückmeldungen

Ob jemand seine Zusage oder Absage begründen muss, entscheidest du getrennt: deaktiviert, optional oder verpflichtend. Verlangst du eine Begründung für Absagen, kannst du zusätzlich einschalten, dass jede Abmeldung überprüft wird. Das Mitglied erhält dann direkt nach dem Speichern eine kurze Rückmeldung zu seiner Begründung, und du wählst, ob eine unzureichende Begründung nur kommentiert oder abgelehnt wird.

Unter Erweiterte Einstellungen legst du fest, woran sich diese Rückmeldung orientiert. Unter Gründe, die akzeptiert werden und Gründe, die nicht akzeptiert werden beschreibst du in eigenen Worten, was bei euch zählt. Deine Angabe ersetzt dabei die Standard-Einschätzung. Tonalität der Rückmeldung bestimmt, wie die Antwort klingt, und unter Weitere Vorgaben ergänzt du, was in jeder Rückmeldung stehen soll, zum Beispiel dass eine Abmeldung nur mit Ersatz gilt. Lässt du die Felder leer, bleibt es bei der bisherigen Rückmeldung.

Schritt 6 — Einsätze

Einsätze sind Teile der Aktivität, für die man sich zusätzlich einzeln meldet: Fahrdienst, Kuchenbuffet, Auf- und Abbau. Die Teilnahme am Anlass selbst wird bereits über die Anmeldung erfasst, ein eigener Einsatz dafür ist nicht nötig. Erfasse hier also nur, was jemand zusätzlich übernehmen kann.

Schritt 7 — Fakturierung

Ohne Verrechnung bleibt der Anlass kostenlos. Aktivierst du sie, brauchst du eine Buchungsperiode, ein Ertragskonto und ein Belegdatum. Preise lassen sich pauschal für die Aktivität oder pro Einsatz hinterlegen, etwa wenn das Mittagessen extra kostet.

Schritt 8 — Prüfen und speichern

Der letzte Schritt zeigt alle Angaben gruppiert und darunter den Status. Dort bestimmst du, ob der Anlass für Mitglieder sichtbar ist, ob er als wichtig markiert wird und ob er abgesagt ist. Ein abgesagter Anlass bleibt sichtbar, nimmt aber keine Anmeldungen mehr entgegen. Mit Speichern wird alles gemeinsam übernommen.

Die Aktivität im Alltag

Nach dem Speichern landest du auf der Übersicht. Der Kopfbereich zeigt Datum, Ort, Anmeldeschluss und die verantwortliche Person auf einen Blick. Der Tab Aktivität listet alle Einstellungen zum Nachlesen, der Tab Registrierungen zeigt die Rückmeldungen deiner Mitglieder, der Tab Kommunikation die Nachrichten dazu.

Willst du etwas ändern, führt der Stift bei der passenden Gruppe direkt in den richtigen Schritt zurück. Du musst nicht den ganzen Ablauf noch einmal durchgehen.

Saisons

Jede Aktivität und jeder Kurs gehört zu einer Saison. Welche Zeiträume das sind, legst du unter Aktivitäten → Aktivitätenverwaltung → Saisons fest: Kalenderjahr, Schuljahr oder Sommer und Winter getrennt, mit Name, Start und Ende. Saisons dürfen sich nicht überschneiden, damit jeder Anlass eindeutig zu einer gehört. Ob das Datum eines Anlasses in den Zeitraum fällt, wird nicht geprüft, die Zuordnung liegt bei dir.

Oben im Menü Aktivitäten wählst du die Saison, in der du arbeitest. Die Listen unter Aktivitäten verwalten und Kurse verwalten zeigen dann nur Einträge dieser Saison; der Saison-Filter in der Liste ist mit dieser Auswahl gekoppelt.

Um einen Anlass in eine andere Saison zu bringen, klickst du in der Liste auf den Kopieren-Knopf der Zeile oder markierst mehrere Einträge und wählst unter Aktionen den Eintrag In Saison verschieben oder kopieren. Im Dialog wählst du die Zielsaison, passt bei einem einzelnen Eintrag den Namen an und entscheidest mit Verschieben oder Kopieren. Nach dem Verschieben wechselt die Ansicht in die Zielsaison. Verschiebst du einen Kurs, wandern seine aus dem Zeitplan erzeugten Termine mit.

Typische Anwendungsfälle

• Vereinsausflug: Team gesetzt, Anmeldeschluss zwei Wochen vorher, Einsätze für Fahrdienst und Verpflegung.
• Hauptversammlung: alle Mitglieder als Teilnehmende, Begründung bei Absagen verpflichtend, damit die Präsenzliste stimmt.
• Turnier mit Startgeld: Verrechnung aktiv, maximale Teilnehmerzahl gesetzt, Anmeldung über die Frist gesteuert.