Als Vorstandsmitglied mit Buchhaltungsrechten erfasst du Mitarbeitende und Leitende (Trainer, Kursleiterinnen, Funktionäre, Aushilfen), legst Jahreslöhne oder Leiterentschädigungen fest, definierst Sozialversicherungs-Abzüge, lädst die Pain.001 für die Bank herunter und kontrollierst nach dem Einlesen des Camt.053, dass jede Lohnzahlung korrekt verbucht ist. Dieser Artikel zeigt dir den ganzen Vorstands-Workflow.
Voraussetzungen
Bevor du eine Lohnabrechnung erstellen kannst, brauchst du:
- Bankkonto im Kontoplan vollständig (IBAN/QR-IBAN und BIC) — Pflicht für die Pain.001. Schnell-Check unter Finanzen → Einstellungen → Kontoplan. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Wiki Bankkonto pro Rechnung einrichten.
- IBAN der Person im persönlichen Profil hinterlegt — sonst lässt sich für sie keine Pain.001 erzeugen.
- Lohnaufwandkonto und Verbindlichkeiten-Lohn-Konto im Kontenplan vorhanden.
- Sozialversicherungs-Standardabzüge generiert: unter Verbindlichkeiten → Lohn → Einstellungen einmalig auf Standardwerte hinzufügen klicken — das legt AHV, ALV, UVG und BVG mit den Schweizer Standardsätzen an. Details im Abschnitt Standardwerte hinzufügen weiter unten.
Übersicht
Das Modul findest du unter Verbindlichkeiten → Lohn. Die Übersichtsseite hat drei Karten:
- Mitarbeitende: Lohnabrechnungen pro Person und Jahr.
- Lohnzahlungen: alle monatlichen Auszahlungen über alle Personen hinweg. Hier startest du den Pain.001-Export.
- Einstellungen: Vorlagen für Lohnbestandteile (AHV/IV/EO, ALV, BVG, Quellensteuer usw.), global gepflegt.
AHV-Pflicht: Schwelle für Leiterentschädigungen
Für viele Vereine sind Trainer, Kursleitende oder freiwillige Funktionäre keine klassischen Mitarbeitenden, sondern erhalten eine Leiterentschädigung. Hier greift die AHV-Schwelle für geringfügige Löhne: bis und mit CHF 2'500 pro Jahr und Person fallen keine AHV/IV/EO/ALV-Beiträge an. Erst ab CHF 2'500.01 jährlich wird die ganze Lohnsumme dieser Person beitragspflichtig — ab dem ersten Franken, nicht erst ab dem überschreitenden Teil. Quelle: Bundesamt für Sozialversicherungen, Beiträge im Überblick (admin.ch), Stand 1. Januar 2026.
Praktisch heisst das: für Leitende mit einer Jahresentschädigung unter CHF 2'500 erfasst du eine Lohnabrechnung ohne Sozialversicherungs-Abzüge — du wählst beim Erstellen einfach keine Lohnbestandteile aus. Die Pain.001 funktioniert genauso, das Lohnausweis-Total ist sauber, und die AHV-Ausgleichskasse muss nichts melden. Achte aber darauf: zählst du mehrere Tätigkeiten in deinem Verein zusammen (z.B. Trainer + Materialwart), ist die Summe pro Person massgebend, nicht pro Funktion.
Lohnbestandteile pflegen
Unter Verbindlichkeiten → Lohn → Einstellungen sind die wiederverwendbaren Lohnbestandteile abgelegt: AHV/IV/EO, ALV, UVG, BVG, Quellensteuer und freie weitere. Pro Bestandteil erfasst du Typ, Berechnungsgrundlage (Prozent vom Bruttolohn oder Fixbetrag), Beträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie das Kreditoren-Sammelkonto, auf das die Sozialabzüge gebucht werden (typisch 2100 Kreditoren-Sammelkonto). Die Reihenfolge per Drag-and-Drop bestimmt die Sortierung in der Abrechnung.
Standardwerte hinzufügen
Über Standardwerte hinzufügen ziehst du die Schweizer Sozialversicherungs-Standardsätze in einem Klick rein. Stand 2026 werden vier Bestandteile angelegt:
- AHV — Buchung auf 2100 Kreditoren-Sammelkonto, Arbeitnehmer 5.3%, Arbeitgeber 5.3%.
- ALV — Buchung auf 2100 Kreditoren-Sammelkonto, Arbeitnehmer 1.1%, Arbeitgeber 1.1%.
- UVG — Buchung auf 2100 Kreditoren-Sammelkonto, Beträge leer. Branchenabhängig — pro Mitarbeitender mit der individuellen Prämie ergänzen, sobald du die Police hast.
- BVG — Buchung auf 2100 Kreditoren-Sammelkonto, Beträge leer. Personenspezifisch (Alter, Lohnstufe) — pro Mitarbeitender ergänzen, sobald die BVG-Stiftung die Beiträge mitgeteilt hat.
Die Sätze für AHV und ALV gelten für die meisten Vereine 1:1 — falls deine Branche oder dein Verein abweichende Sätze hat, kannst du sie pro Bestandteil anpassen.
Lohnabrechnung erstellen
Unter Verbindlichkeiten → Lohn → Mitarbeitende auf Erstellen. Du legst fest:
- Empfänger: ein oder mehrere Mitglieder gleichzeitig — pro Person entsteht eine eigene Abrechnung.
- Vorlage (optional): bestehende Abrechnung als Schablone — die Lohnbestandteile werden übernommen.
- Buchungsperiode: das Geschäftsjahr.
- Jahreslohn (oder Jahres-Leiterentschädigung) in CHF.
- Lohnaufwandkonto, Verbindlichkeiten Lohn und (optional) Bankkonto aus dem Kontenplan.
- Anzahl Abrechnungen: standardmässig 12 (monatlich); für Trainerlöhne einer Saison oder Einzelauszahlungen kannst du auch 1, 2 oder 4 wählen.
- Lohnbestandteile: aus den globalen Vorlagen auswählen — bei Leiterentschädigungen unter CHF 2'500/Jahr in der Regel keine.
Beim Speichern erstellt das System automatisch die Lohnzahlungen und verteilt den Jahresbetrag gleichmässig.
Monatliche Lohnzahlungen prüfen
Klick auf eine Person öffnet ihre Abrechnung mit allen Lohnzahlungen. Pro Zeitraum siehst du Bruttolohn, jeden Lohnbestandteil mit Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-Anteil, das Total Sozialabzüge und den Nettolohn. Du kannst pro Zeitraum:
- den Bruttolohn manuell überschreiben (z.B. für Bonus, einmalige Auszahlung, Pro-Rata),
- einzelne Abzugsbeträge manuell anpassen (z.B. UVG/BVG nachtragen, sobald die Police steht),
- über Neu berechnen alle noch unbezahlten Zeiträume wieder auf Basis des Jahreslohns rechnen lassen — bezahlte bleiben unangetastet,
- über Lohnabrechnung hinzufügen eine Korrektur-Abrechnung erfassen (z.B. 13. Monatslohn, Nachzahlung, Gutschrift, Trainerprämie).
Am Ende der Detailseite findest du eine Zusammenfassung mit den Jahres-Totalen — praktisch für Jahresabschluss und Lohnausweis.
Lohnbestandteile pro Abrechnung
Über das Einstellungs-Icon einer Abrechnung passt du die Lohnbestandteile nur für diese Person an: einzelne Sätze überschreiben (z.B. die individuelle BVG-Prämie eintragen), einen Bestandteil deaktivieren oder einen Fixbetrag statt Prozent setzen. Die globalen Vorlagen bleiben dabei unangetastet.
Auszahlung über die Bank
Unter Verbindlichkeiten → Lohn → Lohnzahlungen findest du alle Auszahlungen aller Personen in einer Tabelle: Empfänger, Zeitraum, Bezahlstatus, Typ, Bruttolohn, Nettolohn. Filter und Volltextsuche helfen beim Eingrenzen. Wähle die auszuzahlenden Lohnzahlungen über die Checkboxen und klicke Pain001 herunterladen — du erhältst pro Auszahlung eine XML-Datei. Lade sie im E-Banking hoch und führe die Sammelzahlung aus.
Bezahlt-Status setzen
Der Bezahlstatus einer Lohnzahlung wird ausschliesslich über die Buchhaltung gesteuert. Damit eine Lohnzahlung als bezahlt gilt, muss eine Buchung explizit mit dieser Lohnzahlung verknüpft sein und der gebuchte Betrag dem Nettolohn entsprechen. Eine reine Buchung Verbindlichkeiten Lohn an Bank ohne Verknüpfung reicht nicht — der Status bleibt auf Unbezahlt, auch wenn Konto und Betrag stimmen.
Empfohlener Weg: Pain.001 herunterladen, im E-Banking ausführen und danach den kompletten Kontoauszug als Camt.053 unter Finanzen → Transaktionen einlesen. Die Bank-Zeile wird über die Zahlungs-Referenz aus der Pain.001 der richtigen Lohnzahlung zugeordnet, die Buchung wird automatisch erstellt, der Status springt auf Bezahlt. Wichtig: die Referenz (Ref: …) in der Pain.001-Mitteilung darf im E-Banking nicht entfernt oder verändert werden — daran erkennt das System die Lohnzahlung beim Import.
Manueller Weg, falls keine Pain.001 / Camt.053 verfügbar: Erfasse die Bank-Buchung selbst und verknüpfe sie mit der Lohnzahlung. Dafür gibt es zwei Wege:
- Direkt vom Lohn-Statement: Lohnabrechnung öffnen → Buch-Icon einer Lohnzahlung anklicken → unten entweder eine bestehende Bank-Buchung über das Dropdown verknüpfen oder über Neue Buchung erstellen direkt eine Lohnzahlung-Buchung anlegen. Die Verknüpfung wird dabei automatisch gesetzt.
- Aus dem Journal: Buchung im Journal öffnen → Feld Lohnabrechnung setzen → speichern. Im selben Buchungsformular gibt es parallele Felder Rechnung (für Rechnungen) und Kreditor (für Spesen) — für Löhne ist Lohnabrechnung das richtige Feld.
Buchungen einer Lohnzahlung
Pro Lohnzahlung legt das System mehrere Systembuchungen an: pro Lohnbestandteil je eine Buchung Lohnaufwand → Verbindlichkeiten Lohn für den Arbeitnehmer-Anteil und eine für den Arbeitgeber-Anteil, plus eine Buchung Lohnaufwand → Verbindlichkeiten Lohn für den Nettolohn selbst. Beim Camt.053-Import kommt automatisch noch die Bank-Buchung Verbindlichkeiten Lohn → Bank dazu. Über das Buch-Icon in der Lohnzahlungstabelle siehst du alle Buchungen einer Lohnzahlung auf einen Blick — Korrekturen an einzelnen Buchungen machst du dort.
Geschlossene Buchungsperioden
Sobald eine Buchungsperiode abgeschlossen ist, lehnt das System Änderungen an Lohnzahlungen dieser Periode ab: keine neuen Lohnzahlungen, keine Anpassung an Beträgen, kein manuelles Verbuchen. Möchtest du nachträglich noch etwas korrigieren, musst du die Periode zuerst unter Finanzen → Buchhaltung → Buchungsperioden wieder öffnen, die Änderung machen und sie anschliessend erneut schliessen.
Sperre bei bezahlten Lohnzahlungen
Eine bereits bezahlte Lohnzahlung lässt sich nicht mehr im Betrag verändern. Hintergrund: das System hat beim Erstellen die Aufwand-Buchungen gemacht und beim Bezahlen die Bank-Buchung dazugesetzt. Würden Beträge nachträglich angepasst, hätten die Buchungen plötzlich kein Gegenstück mehr. Falls du eine bezahlte Lohnzahlung wirklich rückgängig machen musst, gehe über die Buchhaltung: lösche oder ändere die Bank-Buchung so, dass der gebuchte Betrag nicht mehr mit dem Nettolohn übereinstimmt. Sobald die Übereinstimmung weg ist, fällt der Bezahlstatus zurück auf Unbezahlt und die Lohnzahlung lässt sich wieder editieren.
Lohnabrechnung löschen oder kopieren
Eine ganze Lohnabrechnung lässt sich löschen, solange keine Lohnzahlung auf Bezahlt steht. Sobald auch nur eine Lohnzahlung bezahlt ist, ist die Abrechnung vor dem Löschen geschützt — sonst hätten die Bank-Buchungen kein Gegenstück mehr. Möchtest du eine Abrechnung trotzdem komplett rauslöschen, lösche zuerst die Bank-Buchungen, dann wird auch die Abrechnung wieder löschbar. Über das Kopieren-Icon in der Mitarbeitenden-Tabelle übernimmst du eine bestehende Abrechnung in die nächste Buchungsperiode — Lohnbestandteile, Konten und Anzahl Abrechnungen werden mitgenommen, Beträge berechnen sich neu auf Basis des Jahreslohns. Praktisch beim Jahreswechsel.