Spaces verwenden: Boards, Ansichten und Berechtigungen

Spaces ist der flexible Wissens- und Aufgabenbereich in DigitalMembers. Du nutzt Spaces als Wiki für interne Dokumentation, als FAQ für wiederkehrende Fragen, als Kanban-Board für laufende Projekte, als Timeline für Release-Planung oder als Akkordeon für eine öffentliche Vereins-Website. Alle Inhalte liegen am selben Ort, sind durchsuchbar, tagbar und — wenn du willst — öffentlich verlinkbar.

Übersicht: Was ist ein Space?

Ein Space ist dein Wissenscontainer. Typisch hat dein Verein einen Space pro grösserem Thema — zum Beispiel einen Space Dokumentation für alle Anleitungen, einen Space Vorstand für interne Protokolle und Beschlüsse, und einen Space Projekte für laufende Aufgaben. Innerhalb eines Space organisierst du Inhalte über Kategorien, Tags und Boards.

Vorlagen: Schnellstart für typische Anwendungsfälle

Wenn du einen neuen Space anlegst, wählst du als ersten Schritt eine Vorlage. Jede Vorlage bringt passende Kategorien, Typen, Tags, Fortschritts-Spalten und die richtige Standard-Ansicht gleich mit — du musst nicht von Hand aufsetzen. Welche Vorlage am besten passt, zeigt dir die FAQ Welche Space-Vorlage soll ich wählen?.

• Veranstaltungsplanung — eine Veranstaltung von der Idee bis zur Durchführung begleiten, zum Beispiel eine Generalversammlung, ein Turnier oder eine Aufführung.
• Wiki — Wissensdatenbank und häufige Fragen für deine Vereinsmitglieder, als Akkordeon perfekt für Q&A-Inhalte.
• Vorstandsaufgaben — Sponsorensuche, Mitgliederwerbung und GV-Vorbereitung zentral auf einem Kanban.
• Mitgliederideen — Sammelstelle für Vorschläge aus dem Verein, mit transparenter Nachverfolgung vom Eingang bis zur Umsetzung.
• Sitzungsprotokolle — Vorstandssitzungen, Generalversammlungen und Kommissionsmeetings chronologisch als Timeline dokumentieren.
• Materialverwaltung — Trikots, Werkzeuge, Schlüssel und Elektronik nachverfolgen: wer hat was, was ist verliehen, was ist defekt.
• Projekt-Board — Aufgaben im klassischen Projekt-Stil mit Changelog, Roadmap, Wiki und FAQ, für interne IT- oder Produktteams.
• Leer — ganz ohne Vorgaben, wenn du alles selbst gestalten willst.

Nach dem Anlegen landest du direkt auf der Einstellungs-Seite des Space. Dort kannst du jede Kategorie, jeden Typ, jeden Tag und jede Fortschritts-Spalte der Vorlage beliebig umbenennen, löschen oder ergänzen — die Vorlage ist nur ein Startpunkt, keine Festlegung. Neue Spaces werden automatisch in der Hauptsprache deiner Organisation angelegt, also Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch.

Boards: Die Arbeitsoberfläche

Boards sind die eigentliche Ansicht auf deine Inhalte. Ein Space kann beliebig viele Boards enthalten — zum Beispiel ein Board für „Aktuelle Aufgaben“, eins für „Ideen“, eins für „Abgeschlossen“. Jedes Board zeigt entweder alle Artikel des Space oder gefilterte Inhalte nach bestimmten Kategorien. Jedes Board hat eine eigene Darstellung, eigene Mitglieder und eigene Lese- und Schreib-Rechte.

Wenn du einen Space neu anlegst, erzeugt DigitalMembers automatisch ein Standard-Board mit dem Namen des Space. Du kannst dieses umbenennen oder zusätzliche Boards erstellen unter Spaces → Space öffnen → Einstellungen → Boards → Erstellen.

Die vier Ansichten (Display Modes)

Jedes Board hat eine Ansicht, die bestimmt, wie die Artikel angezeigt werden. Du wählst die Ansicht beim Erstellen des Board und kannst sie später jederzeit wechseln.

Kanban-Ansicht

Die Standard-Ansicht für neue Boards und damit die eingebaute Trello-Alternative für Vereine: Artikel werden in Spalten pro Fortschrittsstufe angezeigt (z.B. Backlog, In Bearbeitung, Erledigt). Du verschiebst Karten per Drag-and-Drop zwischen den Spalten und sortierst sie innerhalb einer Spalte neu. Jede Spalte hat einen „+ Karte hinzufügen“-Button oben und unten, damit du ohne Modal-Umweg schnell neue Artikel anlegst — genau der Flow, den du von Trello kennst, aber direkt in DigitalMembers integriert.

Verwende Kanban für: laufende Projekte, Aufgaben-Tracking, Issue-Tracker, Vorstandsagenda, Redaktionsplan.

Du strukturierst die Spalten direkt im Board: Am Spaltenkopf packst du die Spalte an und ziehst sie nach links oder rechts, um die Reihenfolge zu ändern. Ganz rechts steht ein Button Neue Spalte, mit dem du eine weitere Fortschrittsstufe hinzufügst, ohne in die Einstellungen wechseln zu müssen. Beides ist Bearbeitern und Eigentümern vorbehalten — Leser und Kommentatoren sehen die Spalten in der aktuellen Reihenfolge, können sie aber nicht verschieben.

Liste-Ansicht

Dichte tabellenartige Darstellung, gruppiert nach Fortschrittsstufe. Jede Gruppe ist einklappbar. Pro Zeile siehst du Titel, Tags, Priorität, Datum und Anzahl Zuweisungen, Anhänge und Kommentare — alles auf einen Blick, ohne die Karte öffnen zu müssen.

Verwende Liste für: viele Artikel pro Board, wenn du schnell scannen willst, Reports, Inventare.

Timeline-Ansicht

Chronologische vertikale Zeitachse. Artikel werden nach Monat und Jahr gruppiert, neueste zuerst. Artikel ohne Datum landen am Ende unter „Ohne Datum“. Angeheftete Artikel rutschen an den Anfang des jeweiligen Monats.

Verwende Timeline für: Release-Notes, Roadmap, Jahresrückblick, Vereinschronik.

Akkordeon-Ansicht

FAQ-artige Darstellung: ein Eintrag pro Artikel, Titel als sichtbare „Frage“, Inhalt wird beim Klick inline ausgeklappt. Artikel werden nach Kategorie gruppiert, sodass lange Wissenssammlungen übersichtlich bleiben.

Verwende Akkordeon für: öffentliche FAQ-Seiten, Dokumentationen, Handbücher, Tutorials. Die Akkordeon-Ansicht nutzt wie die Timeline die gesamte Breite des Inhaltsbereichs, damit auch längere Texte in den ausgeklappten Einträgen gut lesbar sind.

Kategorien: Inhalte gruppieren

Kategorien sind die erste Gliederungsebene innerhalb eines Space. Ein Artikel gehört zu genau einer Kategorie. Typische Kategorien sind „Getting Started“, „Wiki“, „FAQ“ oder feingranularer „Finanzen“, „Mitglieder“, „Kommunikation“. Beim Akkordeon-Board steuern Kategorien die Gruppierung, bei Liste und Kanban dienen sie als Filter.

Du verwaltest Kategorien unter Spaces → Space öffnen → Einstellungen → Kategorien. Wenn du beim Anlegen eines Board bestimmte Kategorien auswählst, zeigt das Board ausschliesslich Artikel dieser Kategorien — praktisch für Themen-spezifische Unter-Boards. Lässt du die Auswahl leer, zeigt das Board alle Artikel des Space, unabhängig von ihrer Kategorie. Beim Kategorien-Feld in den Board-Einstellungen findest du ein Info-Symbol, das dich an dieses Verhalten erinnert. In der Einstellungs-Übersicht siehst du bei jeder Kategorie direkt, auf wie vielen Karten sie aktuell verwendet wird — so erkennst du auf einen Blick, welche Kategorien wirklich im Einsatz sind und welche du ausräumen kannst.

Artikel-Typen: Natur der Änderung

Artikel-Typen beschreiben die Art eines Artikels — zum Beispiel „Funktion“, „Verbesserung“, „Fehler“. Sie sind vor allem im Changelog-Kontext hilfreich, um Leserinnen auf einen Blick zu zeigen, ob ein Eintrag ein neues Feature, eine Optimierung oder einen Bugfix beschreibt.

Du legst Artikel-Typen pro Space unter Einstellungen → Artikel-Typen an. Bei Wiki- oder FAQ-Artikeln kannst du den Artikel-Typ leer lassen. Jeder Typ zeigt dir den Verwendungs-Zähler — so siehst du, ob ein Typ bereits genutzt wird, bevor du ihn umbenennst oder löschst.

Tags: Querverweise und Filter

Tags sind frei wählbare Labels, die sich über Kategorien hinweg spannen. Ein Artikel kann beliebig viele Tags haben. Tags kommen mit Farben (Blau, Grün, Gelb, Rot) und helfen, verwandte Artikel schnell zu finden — zum Beispiel alle Artikel mit dem Tag Berechtigungen oder Jahresabschluss.

Tags verwaltest du unter Einstellungen → Tags. Gute Tags benennen konkrete Themen oder Module, keine generischen Aktionen. Auch hier zeigt dir der Verwendungs-Zähler pro Tag, wie viele Karten ihn tragen.

Fortschrittsstufen: Der Workflow pro Board

Fortschrittsstufen sind die Spalten deiner Kanban-Ansicht und die Gruppen deiner Liste-Ansicht. Standard sind Backlog, In Bearbeitung, Erledigt, aber du kannst sie frei anpassen — zum Beispiel für eine Kommunikations-Pipeline: Entwurf, Review, Freigegeben, Versendet.

Unter Einstellungen → Fortschritte legst du Schritte an, benennst sie um und sortierst sie per Drag-and-Drop. Schneller geht das Sortieren und Anlegen neuer Spalten aber direkt im Kanban-Board (siehe Abschnitt Kanban-Ansicht weiter oben). Die Reihenfolge bestimmt die Spalten-Reihenfolge im Kanban. Jede Überschrift in den Einstellungen hat zusätzlich ein kleines Info-Symbol mit einer kurzen Erklärung und einem Beispiel — falls du dir unsicher bist, wofür Kategorie, Typ, Tag und Fortschritt im Unterschied zueinander gedacht sind.

Artikel: Der zentrale Inhalt

Jeder Eintrag in einem Space ist ein Artikel. Ein Artikel hat folgende Felder:

• Titel — Pflicht, bis 4000 Zeichen.
• Zusammenfassung — Kurzfassung für Listen und Suchresultate.
• Inhalt — Rich-Text mit Überschriften, Listen, Tabellen, Bildern und Links.
• Priorität — Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch. Wird als Badge auf der Karte angezeigt.
• Sichtbarkeit — Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert. Nur veröffentlichte Artikel erscheinen auf Boards.
• Angeheftet — Angepinnte Artikel stehen oben in der Liste.
• Datum — Für Timeline-Gruppierung (z.B. Release-Datum).
• Version — Freie Textangabe, z.B. „v2.5.0“.
• Fortschritt — Zuordnung zu einem Fortschrittsstufe für Kanban/Liste.
• Kategorie, Artikel-Typ, Tags — Siehe oben.
• Zuständige — Mehrere Vereinsmitglieder, die einem Artikel zugewiesen sind.
• Anhänge — Bilder und PDFs bis 5 MB pro Datei.
• Kommentare — Diskussion unter dem Artikel, mit gelöschten Einträgen als „Gelöscht von …“ sichtbar.

Öffentliche Boards und geteilte Listen

Pro Board legst du zwei Zugriffsflags fest:

Öffentlich lesbar

Wenn aktiviert, kann jede Person auf dem Internet das Board und seine Artikel lesen — auch ohne Login. Das ist die Basis für eine öffentliche Vereinsseite, ein externes Handbuch oder eine Support-Knowledge-Base. Schreiben ist in diesem Modus nie erlaubt, egal wer — öffentliche Boards sind strikt lesend.

Organisationsübergreifendes Schreiben erlauben

Wenn aktiviert, dürfen auch eingeloggte Mitglieder anderer Organisationen Artikel und Kommentare anlegen. Praktisch für geteilte Issue-Tracker oder Feedback-Boards, bei denen externe Personen zwar angemeldet sein sollen, aber keinen Vollzugriff auf deinen Verein bekommen. Dieser Modus gewährt niemals Eigentümer-Rechte (Kommentare löschen, Zuständige setzen, Artikel verschieben) — die bleiben explizit den Board-Mitgliedern deiner Organisation vorbehalten.

Board-Mitglieder und Rollen

Unabhängig von den öffentlichen Flags verwaltest du pro Board eine Liste expliziter Mitglieder mit unterschiedlichen Rollen:

• Leser — Artikel und Kommentare lesen, nichts schreiben.
• Kommentator — Lesen plus eigene Kommentare schreiben und eigene Kommentare löschen. Artikel bleiben unangetastet.
• Bearbeiter — Artikel erstellen, bearbeiten, verschieben, sortieren, Kommentare schreiben.
• Eigentümer — Alles wie Bearbeiter plus fremde Kommentare moderieren, Zuständige setzen, Artikel zwischen Spaces kopieren oder verschieben.

Board-Mitglieder fügst du einzeln oder per Massen-Zuweisung über eine Kategorie-Expansion (z.B. „Alle Vorstandsmitglieder“) unter Einstellungen → Boards → Board öffnen → Mitglieder hinzu. Board-Administrationsrechte (Board umbenennen, Mitglieder ändern, Zugriffsflags umschalten) sind separat gesteuert durch die globale Berechtigung Spaces auf Mitglieder-Ebene.

Schnellzugriff auf Board-Einstellungen für Admins

Wenn du die globale Berechtigung Spaces besitzt, siehst du im Board-Header neben den Filtern ein Zahnrad-Symbol. Ein Klick öffnet die Board-Einstellungen im gleichen Tab; mit CMD+Klick (Mac) oder Ctrl+Klick (Windows) öffnest du die Einstellungen in einem neuen Tab, ohne die Board-Ansicht zu verlieren. Andere Mitglieder sehen das Symbol nicht — so bleibt die Board-Ansicht aufgeräumt für alle, die nicht konfigurieren.

Artikel ohne Board-Anbindung: Admin-Recovery

Wenn ein Artikel keine Kategorie trägt oder seine Kategorie auf keinem Board des Space mehr verlinkt ist, fällt er aus der normalen Board-Ansicht heraus. Für Space-Admins bleibt er trotzdem erreichbar — sie können solche „verwaisten“ Artikel wie gewohnt öffnen, bearbeiten und wieder einer Kategorie zuweisen. So verlierst du bei einem Umbau von Kategorien oder Boards keine Inhalte: entweder ordnest du die Artikel sofort neu zu oder du räumst in Ruhe auf.

Anwendungsbeispiele

• Öffentliche Vereinsdokumentation: Ein Space Dokumentation mit einem öffentlich lesbaren Board in Akkordeon-Ansicht, Artikel nach Kategorien (Getting Started, Häufige Fragen, Anleitungen) gruppiert. Die Seite erscheint öffentlich auf deiner Vereinswebsite und wird von Suchmaschinen indexiert.
• Vorstandsagenda: Ein Space Vorstand mit einem Kanban-Board und Spalten Offen, In Diskussion, Beschlossen, Umgesetzt. Nur Vorstandsmitglieder sind als Board-Mitglieder eingetragen.
• Projekt-Tracking: Ein Space Projekte mit je einem Board pro Projekt, Kanban-Ansicht, Zuständige werden den einzelnen Aufgaben zugewiesen, Anhänge wie Entwürfe oder Protokolle hängen an den Artikeln.
• Interne FAQ: Ein Space Intern mit einem Akkordeon-Board, ohne öffentliche Lesefreigabe. Alle Mitglieder können die FAQ lesen, nur ein kleiner Kreis hat Bearbeiter-Rechte.
• Release-Timeline: Ein Space Release Notes mit einem Timeline-Board, öffentlich lesbar. Jeder Release-Eintrag trägt ein Datum und wird automatisch nach Monat gruppiert.
• Geteilter Issue-Tracker: Ein Space Support mit einem Kanban-Board, öffentlich lesbar und organisationsübergreifend beschreibbar. Externe Personen melden Probleme, dein Team bearbeitet sie.

Board-Filter und Suche

Oben im Board findest du eine kompakte Filterleiste, mit der du die angezeigten Artikel eingrenzt:

• Suchfeld — eine Volltextsuche über Titel und Inhalt aller Artikel des Boards. Tipp Enter, um den aktuellen Suchbegriff anzuwenden; das Feld bleibt sichtbar, sodass du auf einen Blick siehst, ob gerade gefiltert wird.
• Kategorie — zeigt nur Artikel einer bestimmten Kategorie des Space.
• Typ — grenzt nach Artikel-Typ ein, zum Beispiel nur Aufgaben oder nur Protokolle.
• Tags — akzeptiert mehrere Tags gleichzeitig; angezeigt werden Artikel, die mindestens einen davon tragen.
• Filter zurücksetzen — ein x-Symbol rechts in der Leiste leert in einem Klick alle vier Felder. Sobald irgendein Filter aktiv ist, leuchtet das Symbol rot, damit du sofort siehst, dass die Liste eingegrenzt ist.

Die Auswahl merkt sich das Board: wenn du es später wieder öffnest, sind die Filter und der Suchbegriff genau so gesetzt, wie du sie verlassen hast. So kannst du dir pro Board eine persönliche Arbeits-Sicht einrichten und musst nicht jedes Mal neu filtern.

Schnelles Laden bei grossen Boards

Boards mit hunderten Artikeln laden nicht mehr alles auf einmal. Liste, Akkordeon und Timeline öffnen mit den ersten Einträgen pro Sektion und blenden danach unten einen Knopf Weitere Einträge laden ein. Jeder Klick holt die nächste Seite — entweder global (Timeline) oder gezielt für die Sektion, in der du gerade liest (Liste pro Fortschrittsstufe, Akkordeon pro Kategorie). Die Sektion scrollt nach dem Nachladen automatisch ans Ende, sodass du die neu geladenen Artikel sofort siehst.

Die Reihenfolge ist überall chronologisch: angeheftete Artikel zuerst, danach die neuesten zuoberst. Mehr-Klicks fügen ältere Einträge unten an, ohne die schon sichtbare Liste umzubauen. Auf einem Kanban-Board werden weiterhin alle Karten geladen, weil Drag-and-Drop zwischen Spalten den ganzen Bestand braucht.

Direkte Stelle: Spaces → Dein Board → Sektion ausklappen → unten Weitere Einträge laden.

Stabile Verlinkung

Jeder Artikel hat eine eigene URL, die du kopieren und in E-Mails, Kommentaren oder anderen Artikeln verlinken kannst — das funktioniert sowohl intern als auch (bei öffentlichen Boards) extern.