Hilfecenter & Dokumentation

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49 Artikel

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) konfigurieren

Mit der AGB-Funktion kannst du verbindliche Bedingungen erstellen, in mehreren Sprachen hinterlegen und Mitgliedern bei Formularen/Kursanmeldungen zur aktiven Zustimmung vorlegen; Einwilligungen werden protokolliert und bleiben bei Änderung bestehen.
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Bankkonto pro Rechnung einrichten

Du kannst für einzelne Rechnungen, Vorlagen und Module ein abweichendes Bankkonto mit IBAN oder QR-IBAN hinterlegen; bleibt das Feld leer, wird das Standard-Bankkonto aus den Buchhaltungseinstellungen verwendet.
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Datenaufbewahrung einrichten

Du kannst festlegen, wie lange Versandprotokolle und Anhänge gespeichert bleiben; nach Ablauf werden diese automatisch gelöscht, Rechnungen und Mitgliederdaten bleiben erhalten. Die Bereinigung läuft wöchentlich und die Standardfrist ist 730 Tage (inaktive Organisationen: 90 Tage).
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DigitalMembers als Suchmaschine in Chrome einrichten

Mit einem Chrome-Suchkürzel kannst du direkt aus der Adressleiste Mitglieder in DigitalMembers suchen, z.B. mit @m + Tab + Suchbegriff. Du musst eingeloggt sein, sonst wirst du zur Login-Seite weitergeleitet.
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Dokumente einrichten und verwalten

Du kannst Google Drive-Ordner mit DigitalMembers synchronisieren, sichtbar machen und den Zugriff auf Mitglieder oder Gruppen beschränken; Dateien werden automatisch per Webhook aktualisiert.
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Zahlungen einlesen und Rechnungen verbuchen

Du kannst Zahlungen per Camt054-XML aus dem E-Banking in DigitalMembers importieren; das System verbucht Zahlungen automatisch auf passende Rechnungen und aktualisiert den Bezahlstatus. Bei nicht erkannten Zahlungen weist du Transaktionen manuell zu.
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Fehlende Kursteilnehmer unter Aktivitäten

Wenn ein Teilnehmer im Kurs angezeigt wird, aber in einer einzelnen Aktivität fehlt, kannst du das Problem meist schnell selbst beheben: Öffne den Kurs unter «Aktivitäten → Kurs verwalten» und klicke auf Speichern, damit die Teilnehmer synchronisiert werden.
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Jahresabschluss erstellen

Am Ende des Geschäftsjahres schliesst du die Buchhaltung ab und eröffnest das neue Jahr. DigitalMembers prüft offene Punkte, bucht Gewinn/Verlust aufs Eigenkapital, erstellt Eröffnungsbuchungen und legt automatisch ein neues Geschäftsjahr an.
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Kursteilnehmer nachführen

In diesem Artikel erfährst du, dass Kursteilnehmer nicht automatisch aus Gruppen übernommen werden; du kannst Teilnehmer manuell pflegen oder die Selbstanmeldung aktivieren. Trainer können Teilnehmerlisten jederzeit bearbeiten.
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Kurse mit der NDS-Datenbank (J&S) synchronisieren

Du kannst Kurs-, Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten aus DigitalMembers als NDS-kompatible CSV exportieren und manuell in die NDS-Datenbank (BASPO) importieren; eine vollautomatische Synchronisation ist wegen fehlender API nicht möglich.

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Mitglieder-Beziehungen verwalten

Du kannst Mitglieder miteinander verknüpfen (z.B. Eltern-Kind), um gemeinsam Rechnungen zu erstellen, einfach zwischen Accounts zu wechseln und schnelle Links bereitzustellen.
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Mitteilungen (Kampagnen) erstellen und versenden

Du kannst Mitteilungen an Mitglieder per E-Mail, WhatsApp, Push oder Brief erstellen, gestalten, testen, zeitlich planen und auswerten. Die Anleitung zeigt Schritt-für-Schritt, wie du Kampagnen anlegst, Inhalte im Drag-&-Drop-Editor erstellst, Test-Sendungen machst und Empfänger sowie Versandoptionen festlegst.
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Gruppen verwalten

EinstellungenMitgliederGruppen

Gruppen sind das Herzstück von DigitalMembers. Sie steuern, wer was sieht und an was teilnimmt – von Rechnungen und Kursen bis hin zu Dokumenten und Benachrichtigungen.

Gruppen-Typen

Haupt-Gruppen

Werden manuell erstellt und können beliebig konfiguriert werden. Du kannst Mitglieder direkt zuweisen, Altersfilter setzen oder andere Gruppen ein- oder ausschliessen.

Beispiele: Aktivmitglieder, Vorstand, Jugend unter 18, Kursgruppe Blasinstrumente, Eventteam

Mitgliedschaftsgruppen

Entstehen automatisch aus den Vereinsmitgliedschaften. Jedes Mitglied gehört zu genau einer Mitgliedschaftsgruppe. Ideal für Abrechnungen nach Mitgliedschaftstyp.

Verknüpfte Gruppen

Werden automatisch erstellt und aktualisiert – z.B. aus Aktivitätszuweisungen oder Vereinsfeldern. Du musst diese Gruppen nicht manuell pflegen.

Neue Gruppe erstellen

  1. Gehe zu Gruppen
  2. Klicke auf Gruppe hinzufügen
  3. Gib den Gruppennamen ein
  4. Setze optional einen Favoriten-Stern oder deaktiviere die Gruppe
  5. Klicke auf Speichern

Gruppe konfigurieren

Mitglieder hinzufügen

  1. Öffne die Gruppe
  2. Klicke auf Eingeschlossene Mitglieder
  3. Nutze den Filter (Name, Mitgliedschaft) um Mitglieder zu finden
  4. Aktiviere den Schalter neben dem gewünschten Mitglied
  5. Klicke auf Schliessen und dann Speichern

Gruppen einschliessen oder ausschliessen

  1. Öffne die Gruppe
  2. Klicke auf Eingeschlossene Gruppen oder Ausgeschlossene Gruppen
  3. Wähle die gewünschten Gruppen aus
  4. Speichere die Änderungen

Altersgrenzen setzen

Unter den Gruppeneinstellungen kannst du ein unteres und oberes Alter definieren. Nur Mitglieder in diesem Altersbereich werden berücksichtigt.

Gruppen-Übersicht

In der Übersicht siehst du für jede Gruppe: Name, Anzahl Teilnehmende, Typ, Herkunft (Provider) und Status (aktiv/inaktiv). Über die Aktionsschaltflächen kannst du eine Gruppe bearbeiten, Details anzeigen oder löschen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich eine Gruppe lösche?
Zuweisungen zu Kursen, Rechnungen oder Dokumenten, die auf dieser Gruppe basieren, werden ebenfalls aufgelöst. Prüfe vorher, wo die Gruppe verwendet wird.

Kann ich eine Gruppe temporär deaktivieren?
Ja. Setze die Gruppe auf «inaktiv» – sie bleibt erhalten, wird aber in Auswahllisten nicht mehr angezeigt.

Wozu dienen Favoriten?
Als Favorit markierte Gruppen erscheinen ganz oben in der Auswahlliste. Nützlich bei Vereinen mit vielen Gruppen.

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