Einführung #
Mit DigitalMembers können Briefe direkt per Post an deine Mitglieder oder Partner versendet werden. Über Kampagnen des Typs «Serienbrief» hast du zudem die Möglichkeit, Word- oder PDF-Dokumente zu generieren, auch ohne diese tatsächlich zu versenden.
Dabei werden Mitgliederdaten als Platzhalter verwendet, um personalisierte Briefe für jeden Empfänger zu erstellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Serienbrief-Kampagne #
- Navigation: Gehe zu «Kommunikation» / «Kampagnen» / «Erstellen».
- Kampagnentyp auswählen: Wähle «Serienbrief» als Typ der Kampagne aus und füge eine neue Kampagne hinzu.
- Anhang hochladen: Lade einen Anhang hoch.
- Empfänger auswählen: Füge die Empfänger einzeln oder über eine Gruppenzuweisung zur Kampagne hinzu.
Anhang hinzufügen #
Für jede Serienbrief-Kampagne kann genau ein Anhang hinzugefügt werden. Dieser Anhang dient als Vorlage für deinen Serienbrief. Nach Auswahl der Empfänger wird für jeden Empfänger ein individuelles Dokument erstellt.
Unterstützte Dateiformate #
- PDF-Anhang:
- Ein Deckblatt mit der Adresse des Empfängers wird automatisch hinzugefügt.
- Es werden keine Platzhalter unterstützt.
- Word-Anhang:
- Du kannst zusätzliche Platzhalter in das Dokument einfügen, die durch die jeweiligen Empfängerdaten ersetzt werden.
Verfügbare Platzhalter für Word-Dokumente #
Füge die folgenden Platzhalter in dein Word-Dokument ein, um es zu personalisieren:
{{ member.company_name }}– Name des Unternehmens des Mitglieds{{ member.full_name }}– Vollständiger Name des Mitglieds{{ member.full_address }}– Vollständige Adresse des Mitglieds{{ member.full_place }}– Postleizahl und Wohnort des Mitglieds{{ member.full_recipient }}– Vollständiger Adressblock des Mitglieds{{ member.extra_field_values }}– Zusatz-Feld Werte{{ member.extra_field_roles }}– Zusatz-Feld Rollen{{ member.salutation }}– Anrede (z. B. «Sehr geehrte Frau Müller», oder «Liebe Petra»){{ member.salutation_prefix }}– Anrede-Präfix (z. B. «Sehr geehrte Frau», oder «Liebe/r»)
Hinweis: Achte darauf, die Platzhalter exakt wie oben angegeben zu verwenden, damit sie korrekt ersetzt werden.
Zusatz-Felder verwenden #
Über Zusatz-Felder können deine Serienbriefe noch gezielter personalisiert werden. Gehe wie folgt vor, um auf ein Zusatz-Feld zuzugreifen.
- Erstelle ein neues Zusatz-Feld mit Name: «Allergien» über «Mitglieder / Einstellungen / Zusatz-Felder».
- Erstelle eine Feld-Zuweisung über das Profil eines beliebigen Mitglieds.
- Erstelle eine Serienbrief-Kampagne.
- Wähle als Empfänger der Kampagne das Mitglied, für welches du vorhin die Zuweisung erstellt hast.
- Füge als Anhang ein Word-Dokument mit folgendem Inhalt hinzu.
Liebe/r {{ member.full_name }},
In deinem Profil sind folgende Allergien erfasst: {{ member.extra_field_values["Allergien"] }}.Der Platzhalter wird bei Erstellen des Serienbriefs mit den erfassten Allergien des Mitglieds ersetzt.
Erstellte Dokumente herunterladen #
Gehe wie folgt vor, um alle Dokumente einer Brief-Kampagne zu exportieren:
- «Kampagne wählen / Empfänger / Download-Button».
- «Kampagne wählen / Test-Versand / Deine E-Mail-Adresse als Empfänger auswählen».
In beiden Fällen werden die Dokumente im Hintergrund generiert und anschliessend auf deinem Google Drive Account abgelegt. Sobald die Dateien bereit sind, wirst du per E-Mail notifiziert. Der Vorgang kann je nach Anzahl der zu exportierenden Dokumente ein paar Sekunden bis einige Minuten in Anspruch nehmen.
