Jahresrechnungen erstellen

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Updated on 7. Dezember 2024

Jahresrechnungen erstellen

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sammelrechnungen, wie zum Beispiel jährliche Mitgliederrechnungen erstellt werden können.

Voraussetzungen #

Sammelrechnung erstellen #

  • Klicke auf den Button «Sammelrechnungen erstellen».
  • Gib den Namen der Rechnung ein, z. B. «Jahresbeitragsrechnung 2024».
  • Aktiviere die Rechnung, indem du den Schalter auf «Aktiv» setzt.
  • Optional: Aktiviere «Postversand bei fehlender E-Mail», falls dies benötigt wird.

Buchhaltungsdaten festlegen #

  • Setze das Rechnungsdatum.
  • Gib die Zahlungsfrist in Tagen ein, z. B. 30 Tage.
  • Wähle die Buchungsperiode aus, z. B. 01.01.2024 – 31.12.2024.

Beitragsoptionen einstellen #

  • Wähle, ob Einzahlungsschein mit offenem Betrag erstellt werden soll.
  • Aktiviere Totalbetrag auf Rechnung erzwingen, falls der Gesamtbetrag auf der Rechnung stehen muss. Diese Option ist relevant, fall du Positionen mit einem offenen Betrag (zb. «Frei wählbarer Betrag») definierst.
  • Aktiviere Eintrittsdatum berücksichtigen, um den geschuldeten Betrag auf die Verweilzeit im Verein herunterzurechnen.
  • Lege den maximalen Rechnungsbetrag fest, falls nötig.

Inhalte bearbeiten #

  • Klicke auf den Tab «Inhalt».
  • Bearbeite den Betreff und die Texte für die Rechnung, z. B. «Sammelrechnung (Betreff)» und «Sammelrechnung (Inhalt oben/unten)».
  • Optional: Füge Texte für Erinnerungen hinzu.

Falls keine Texte definiert werden für eine Sammelrechnung, wird auf den Standardtext deiner Organisation zurückgegriffen.

Rechnungs-Positionen hinzufügen #

  • Öffne den Tab «Positionen».
  • Klicke auf «Rechnungs-Position erstellen».
    • Wähle eine Gruppe, z. B. «Finanzen: Volleyball u16».
    • Gib den Betrag ein, z. B. CHF 100.00.
    • Gib einen internen Namen an, z. B. «Jahresbeitrag Trainingsgruppe: 1x Training».
    • Füge Positions-Texte in verschiedenen Sprachen hinzu, falls nötig.
  • Füge weitere Positionen gemäss den definierten Finanzgruppen hinzu.

Rechnungen überprüfen #

  • Klicke auf den Tab «Rechnungen».
  • Überprüfe die erstellen Rechnungen, indem du auf das «Vorschau-Icon» drückst.

Rechnungen generieren und versenden #

  • Klicke auf den Tab «Rechnungen».
  • Wähle eine der folgenden Aktionen aus:
    • «Auf neue Rechnungen prüfen»: Erstellt Rechnungen für neue Mitglieder, falls noch nicht vorhanden.
      Diese Option kann auch nach dem Rechnungs-Versand verwendet werden, um Rechnungen für Neumitglieder zu erstellen, die sich beim Erstellen der Jahresrechnung noch nicht in der Mitgliederliste befanden.
    • «Rechnungen an mich senden»: Testversand an dich selbst.
    • «Rechnungen an Mitglieder senden»: Versendet die Rechnungen an die Mitglieder.

Nach dem Versenden der Rechnung können versendete Rechnungen nicht mehr bearbeitet werden. Falls dennoch eine Anpassung notwendig ist, kannst du einzelne Rechnungen kopieren und erneut versenden.

Erinnerungen verwalten #

  • Gehe zum Tab «Notifikationen».
  • Überprüfe, ob Erinnerungen aktiviert sind.
  • Versende Erinnerungen manuell, falls dies erforderlich ist.

Live-Tracking und Zustellberichte #

  • Gehe zum Tab «Notifikationen».
  • Überprüfe den Versandstatus einzelner Teilnehmer.
    Die Rechnung wird über verschiedene Kanäle versendet, um eine hohe Zustellrate zu gewährleisten.

Weitere Tipps #

  • Kopiere Jahresrechnungen im Folgejahr um Zeit zu sparen.
  • Stelle vor dem Versand sicher, dass alle Optionen korrekt angewählt wurden.
  • Falls du dir unsicher bist, erstelle eine «Test-Jahresrechnung» und spiele den Prozess einmal mit deinen Vorstandskollegen durch.
  • Überprüfe die Rechnungen vor dem Versand im Vier-Augen-Prinzip.

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